Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlegen: Was ist umlagefähig?

In deiner Hausgeldabrechnung stehen zehn, fünfzehn oder mehr Zeilen. Welche davon darfst du an deinen Mieter weitergeben? Die kurze Antwort: nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (BetrKV), und nur, wenn der Mietvertrag ihre Umlage vorsieht. Verwaltervergütung, Zuführung zur Erhaltungsrücklage und Reparaturen bleiben bei dir.

Dieser Artikel geht die typischen Zeilen einer Hausgeldabrechnung durch: was in die Mieterabrechnung gehört, was draußen bleibt und wo du genauer hinsehen musst. Rechtsstand ist November 2026. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall, denn was in deinem Fall gilt, hängt auch von deinem Mietvertrag ab.

Die Grundregel: zwei Bedingungen müssen erfüllt sein

Dein Mieter schuldet nur, was beide Bedingungen erfüllt:

1. Es ist eine Betriebskostenart. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer laufend durch das Eigentum am Grundstück und den Gebrauch des Gebäudes entstehen (§ 556 Abs. 1 BGB, § 1 Abs. 1 BetrKV). Welche das sind, listet § 2 BetrKV in 17 Nummern auf.
2. Der Mietvertrag sieht die Umlage vor. Ohne Vereinbarung im Mietvertrag trägst du die Kosten selbst, auch wenn sie in der BetrKV stehen. Wie du den Vertrag liest, erklärt der Beitrag § 556 BGB: Grundlagen der Betriebskostenabrechnung.

Die Hausgeldabrechnung selbst ist dagegen keine Grundlage für die Umlage. Sie rechnet nach Wohnungseigentumsrecht ab und mischt Kosten, die der Mieter tragen kann, mit Kosten, die nur dich betreffen.

Was in der Hausgeldabrechnung nicht an den Mieter geht

Verwaltervergütung und andere Verwaltungskosten

Die Vergütung der WEG-Verwaltung ist keine Betriebskostenart. Nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV gehören die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen und die Kosten der Geschäftsführung ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten. Dasselbe gilt für Kontoführungsgebühren und das Porto der Verwaltung. Eine Klausel im Mietvertrag, die diese Kosten doch auf den Mieter überträgt, hilft dir nicht: Abweichende Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters sind nach § 556 BGB unwirksam.

Zuführung zur Erhaltungsrücklage

Die Rücklage (früher Instandhaltungsrücklage) finanziert künftige Reparaturen und Sanierungen am Gemeinschaftseigentum. Das sind Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten und damit nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV keine Betriebskosten. Die Rücklage ist gerade bei Eigentumswohnungen ein häufiger Posten, der versehentlich mit umgelegt wird. Sie bleibt bei dir, auch wenn der Betrag im Hausgeld jeden Monat mitgezahlt wird.

Reparaturen und Instandsetzungen

Was kaputtgeht und repariert wird, ist Sache des Eigentümers. Das gilt auch, wenn die Rechnung unter einer umlagefähigen Kostenart steht, etwa „Aufzug“ oder „Heizungsanlage“: Umlagefähig ist die Wartung, nicht die Reparatur. Mehr dazu im Beitrag Nicht umlagefähige Kosten.

Sonderumlagen

Eine Sonderumlage der Eigentümergemeinschaft finanziert in der Regel Erhaltungsmaßnahmen, etwa ein neues Dach. Dann ist sie nicht umlagefähig. Entscheidend ist aber, wofür das Geld verwendet wird. Dient die Sonderumlage dazu, laufende Betriebskosten zu decken, etwa eine Nachzahlung für Wasser oder Heizung, bleiben diese Kosten Betriebskosten und werden wie jede andere Betriebskostenart behandelt. Im Zweifel hilft ein Blick in den Beschluss und die Belege der Verwaltung.

Weitere Posten, die gern übersehen werden

• Hausmeister-Notdienstpauschale: Der BGH zählt sie zu den Verwaltungskosten (VIII ZR 62/19).
• Gesonderte Mietausfallversicherung: nicht umlagefähig. Ist der Mietausfall dagegen Teil der Gebäudeversicherung, darf der Beitrag mit umgelegt werden (VIII ZR 38/17).
• Miete für Rauchwarnmelder: nicht umlagefähig, die Wartung schon, wenn der Mietvertrag sie nennt (VIII ZR 379/20).
• Kabelfernsehen aus einem Sammelvertrag: Die Umlage der Gebühren ist seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr möglich (Wegfall des sogenannten Nebenkostenprivilegs). In einer Abrechnung für 2025 haben sie nichts mehr zu suchen.

Was du weitergeben darfst

Alles, was unter eine der Nummern des § 2 BetrKV fällt und im Mietvertrag vereinbart ist. In einer Hausgeldabrechnung findest du typischerweise diese Zeilen:

• Wasser und Abwasser (§ 2 Nr. 2 und 3 BetrKV)
• Müllabfuhr und Straßenreinigung (§ 2 Nr. 8)
• Gebäudereinigung der Treppenhäuser und Gemeinschaftsflächen, Ungezieferbekämpfung (§ 2 Nr. 9)
• Gartenpflege (§ 2 Nr. 10)
• Allgemeinstrom und Beleuchtung (§ 2 Nr. 11)
• Schornsteinreinigung (§ 2 Nr. 12)
• Sach- und Haftpflichtversicherungen wie Gebäude-, Glas- und Haftpflichtversicherung samt Elementarschäden (§ 2 Nr. 13). Mehr dazu im Beitrag Versicherungen für Vermieter.
• Hauswart (§ 2 Nr. 14), aber ohne den Anteil für Reparaturen und Verwaltung, siehe unten
• Aufzug: Betriebsstrom, Wartung und Prüfungen (§ 2 Nr. 7), siehe Aufzugswartung: Umlagefähigkeit und rechtliche Grenzen
• Heizung und Warmwasser (§ 2 Nr. 4 bis 6), abgerechnet nach der Heizkostenverordnung und meist mit eigener Abrechnung des Messdienstes
• Sonstige Betriebskosten (§ 2 Nr. 17), zum Beispiel die Wartung von Rauchwarnmeldern. Sie müssen im Mietvertrag ausdrücklich benannt sein.

Die vollständige Liste findest du im Beitrag Umlagefähige Nebenkosten: Vollständige Liste nach BetrKV.

Gemischte Positionen: nur der umlagefähige Anteil

Manche Zeilen der Hausgeldabrechnung enthalten umlagefähige und nicht umlagefähige Teile zugleich. Dann zählt nur der umlagefähige Anteil, und du musst ihn nachvollziehbar abgrenzen.

• Hauswart oder Hausmeister: Umlagefähig ist die Vergütung für die Tätigkeiten, die zu den Betriebskosten gehören, etwa Reinigung oder Gartenarbeit. Reparaturen und Verwaltungsaufgaben des Hausmeisters sind nach § 2 Nr. 14 BetrKV ausdrücklich ausgenommen. Deckt der Vertrag beides ab, brauchst du eine Aufteilung, im Zweifel beim Verwalter erfragt.
• Aufzug mit Vollwartungsvertrag: Ein solcher Vertrag enthält neben der Wartung auch Reparaturleistungen. Umlagefähig ist nur der Wartungsanteil. Lässt er sich nicht belegen, riskierst du, dass die Position bei einem Streit gekürzt wird.
• Sammelposten: Steht in der Hausgeldabrechnung ein Betrag, der mehrere Leistungen bündelt, etwa „Rauchmelderservice inkl. Miete“, fragst du bei der Verwaltung die Rechnung ab, in der die Anteile getrennt stehen.

Ein Rechenbeispiel

Dein Anteil an den Kosten der Hausgeldabrechnung für 2025 (fiktive Zahlen, nur zur Veranschaulichung):

• Verwaltervergütung 420 €: bleibt draußen
• Zuführung zur Erhaltungsrücklage 960 €: bleibt draußen
• Müllabfuhr und Straßenreinigung 185 €: rein
• Gebäudeversicherung 210 €: rein
• Allgemeinstrom 64 €: rein
• Hausmeister 240 €, davon 40 € Reparaturen laut Aufstellung: 200 € rein, 40 € draußen
• Aufzug 240 €, davon 90 € Reparatur: 150 € rein, 90 € draußen
• Gartenpflege 120 €: rein
• Wasser und Abwasser 310 €: rein

Von insgesamt 2.749 € landen 1.239 € in der Mieterabrechnung. 1.510 € trägst du selbst. Dazu kommt eventuell noch die Grundsteuer, die in diesem Beispiel nicht in der Hausgeldabrechnung steht (siehe unten). Heizkosten sind in dieser Aufstellung nicht enthalten, sie kommen aus der separaten Heizkostenabrechnung.

Was in der Hausgeldabrechnung fehlt: die Grundsteuer

Die Grundsteuer läuft bei Eigentumswohnungen meist nicht über die Hausverwaltung. Den Bescheid bekommst du direkt von der Gemeinde. Sie steht deshalb im Hausgeld häufig gar nicht, ist aber nach § 2 Nr. 1 BetrKV umlagefähig, wenn der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vorsieht. Du musst sie selbst ergänzen, und zwar mit dem Betrag laut Bescheid für das Abrechnungsjahr. Seit der Grundsteuerreform lohnt sich ein Blick auf den neuen Bescheid, siehe Grundsteuerreform und Nebenkostenabrechnung.

Der Abrechnungszeitraum: Hausgeld und Mietabrechnung ticken verschieden

Die Verwaltung bucht Kosten in der Regel so, wie sie im Jahr bezahlt wurden (Abflussprinzip). Für die Mieterabrechnung ist das bei den kalten Betriebskosten zulässig: Der BGH hat 2008 entschieden, dass du kalte Betriebskosten nach dem Abflussprinzip abrechnen darfst, solange im Abrechnungszeitraum kein Mieterwechsel stattgefunden hat (BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 49/07). Bei den Heizkosten gilt das nicht: Sie werden nach dem Verbrauch im Abrechnungszeitraum abgerechnet. Wechselt im Jahr der Mieter, brauchst du für jedes Mietverhältnis eine eigene Abrechnung mit zeitanteiliger Aufteilung.

Eine Wohnung, ein Mieter: keine zweite Umrechnung

Wenn du die Wohnung vollständig an einen Mieter vermietest und nur diese eine Einheit besitzt, brauchst du die WEG-Kosten nicht noch einmal nach dem Verteilerschlüssel des Mietvertrags umzurechnen. Der in der Hausgeldabrechnung ausgewiesene Anteil deiner Einheit ist der Betrag, den du weitergibst, soweit er umlagefähig ist. Anders ist es bei mehreren Einheiten im selben Haus oder wenn du einen Teil selbst nutzt.

So gehst du vor: fünf Schritte

1. Mietvertrag prüfen. Welche Betriebskosten sind als umlagefähig vereinbart?
2. Hausgeldabrechnung Zeile für Zeile durchgehen. Verwaltung, Rücklage, Reparaturen und Sonderumlagen für Erhaltungsmaßnahmen markierst du als „bleibt draußen“.
3. Gemischte Positionen aufteilen. Hausmeister, Aufzug und Sammelposten, notfalls mit der Rechnung der Verwaltung.
4. Fehlende Posten ergänzen. Grundsteuer laut Bescheid, gegebenenfalls Heizkosten aus der separaten Abrechnung.
5. Frist beachten. Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Für 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Sie läuft auch ohne Beschluss der Eigentümerversammlung, siehe Abrechnungsfrist: Was der BGH aktuell sagt.

Häufige Fragen

Darf ich die Verwaltervergütung auf den Mieter umlegen?

Nein. Die Kosten der Verwaltung sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV keine Betriebskosten, auch wenn sie in der Hausgeldabrechnung stehen.

Ist die Erhaltungsrücklage umlagefähig?

Nein. Sie dient der Instandhaltung und Instandsetzung und ist deshalb nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV nicht umlagefähig, auch bei älteren Häusern.

Kann ich Reparaturen über die Nebenkostenabrechnung umlegen?

Nein. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten trägst du als Vermieter, auch dann, wenn sie unter einer umlagefähigen Kostenart wie „Aufzug“ gebucht sind. Umlagefähig ist die Wartung.

Steht die Grundsteuer nicht im Hausgeld, darf ich sie trotzdem umlegen?

Ja, wenn der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vorsieht. Du ergänzt sie selbst nach dem Bescheid der Gemeinde.

Muss ich dem Mieter die Belege zeigen?

Ja, auf Verlangen. Der Mieter hat Anspruch auf Einsicht in die Belege, die deiner Abrechnung zugrunde liegen. Einen Grund muss er nicht nennen. Verweigerst du die Einsicht, kann er eine Nachzahlung zunächst zurückhalten (BGH VIII ZR 78/05).

Vom Hausgeld zur fertigen Abrechnung

Wenn du die vermietete Wohnung als Ganzes vermietest, nimmt dir der Nebenkosten-Assistent das Sortieren ab: Du lädst die Hausgeldabrechnung hoch, der Assistent zeigt dir die Posten, die draußen bleiben, fragt nach, was in den Unterlagen fehlt, und erstellt die Abrechnung für deinen Mieter. Wie das abläuft, steht im Beitrag Nebenkostenabrechnung Eigentumswohnung mit KI erstellen. Die Vorschau ist kostenlos, bezahlt wird erst für die fertigen Dokumente. Das Ergebnis ist ein Prüfvorgang, keine Garantie: Du bleibst der Vermieter und prüfst die Abrechnung vor dem Versand.

Checkliste: Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlegen

• Mietvertrag geprüft: Welche Betriebskosten sind vereinbart?
• Verwaltervergütung, Kontoführung und Porto der Verwaltung herausgenommen
• Zuführung zur Erhaltungsrücklage herausgenommen
• Reparaturen und Instandsetzungen herausgenommen, auch unter umlagefähigen Kostenarten
• Sonderumlagen geprüft: Wofür wurde das Geld verwendet?
• Hausmeister und Aufzug auf den umlagefähigen Anteil gekürzt
• Rauchmelder-Miete und Kabelgebühren aus Sammelverträgen nicht angesetzt
• Grundsteuer laut Bescheid für das Abrechnungsjahr ergänzt
• Heizkosten aus der separaten Heizkostenabrechnung übernommen
• Abrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter

Fazit

Eine Hausgeldabrechnung eins zu eins weiterzugeben, ist einer der häufigsten Fehler bei vermieteten Eigentumswohnungen. Verwaltung, Rücklage und Reparaturen bleiben bei dir, die Betriebskosten nach § 2 BetrKV gibst du weiter, sofern der Mietvertrag es vorsieht. Gemischte Positionen teilst du auf, die Grundsteuer ergänzt du selbst. Und die Frist läuft auch dann, wenn die Verwaltung noch nicht alles geliefert hat.