Nebenkostenabrechnung erstellen
KI-gestützt, ohne Registrierung — in 10 Minuten fertig
Laden Sie Ihre Unterlagen hoch — die KI erkennt alle Angaben automatisch und befüllt das Formular vor. Sie prüfen, korrigieren und laden die fertige PDF herunter.
Schritt 1: Welcher Fall trifft auf Sie zu?
Sie besitzen eine Eigentumswohnung und erhalten eine Hausgeldabrechnung von Ihrer WEG-Verwaltung.
Sie besitzen ein Mehrfamilienhaus und erhalten eine Heizkostenabrechnung von einem Messdienstleister (Techem, ista, Minol).
Sie besitzen ein Mehrfamilienhaus oder Zweifamilienhaus ohne externen Messdienstleister. Heiz- und Warmwasserkosten werden nach Wohnfläche verteilt.
Ihre Abrechnung basiert auf echten Betriebskosten-Benchmarks aus 30 Städten
Zwei Fehler kosten Sie die komplette Nachforderung
Nicht die Höhe der Nachzahlung entscheidet, sondern ob die Abrechnung formal hält. Beides ist höchstrichterlich geklärt.
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach ist die Nachforderung endgültig ausgeschlossen — unabhängig davon, wie berechtigt sie inhaltlich wäre.
BGH VIII ZR 94/05 nachlesenDer BGH verlangt vier Pflichtbestandteile: Zusammenstellung der Gesamtkosten, Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, Berechnung des Anteils und Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt einer davon, ist die Abrechnung formell unwirksam — der Nachzahlungsanspruch entfällt.
BGH VIII ZR 244/18 nachlesenBeide Fehler entstehen beim Erstellen — und fallen beim Prüfen auf. Eine unwirksame Abrechnung kostet Sie die komplette Nachforderung.
Geführter Ablauf mit allen vier Pflichtbestandteilen — damit die Fehler gar nicht erst entstehen.
Abrechnung erstellen · ab 17,99 €Prüfung auf Formfehler, Fristen und nicht umlagefähige Posten — bevor Ihr Mieter sie findet.
Abrechnung prüfen · ab 9,99 €Ohne Registrierung · Automatisierte Prüfung, keine Rechtsberatung. Sie ersetzt keine anwaltliche Prüfung im Einzelfall.
So erstellen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung
In 4 Schritten zur fertigen PDF — ohne Kundenkonto
Was in eine Nebenkostenabrechnung gehört
Die vier Pflichtbestandteile
Der Bundesgerichtshof hat vier Bestandteile herausgearbeitet, ohne die eine Betriebskostenabrechnung formell unwirksam ist: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Fehlt einer davon, ist die Abrechnung nicht teilweise, sondern insgesamt unwirksam.
Entscheidend ist dabei die Perspektive des Empfängers. Maßgeblich ist nicht, was Sie gemeint haben, sondern ob ein durchschnittlicher Mieter den Rechenweg ohne Zusatzwissen nachvollziehen kann. Steht bei der Grundsteuer nur ein Betrag ohne Gesamtkosten, Gesamtfläche und Ihren Flächenanteil, ist diese Voraussetzung nicht erfüllt.
Umlagefähig — und was nicht
Umlagefähig sind nur die in § 2 Betriebskostenverordnung aufgezählten Positionen, und auch die nur, wenn der Mietvertrag ihre Umlage vereinbart. Nicht umlagefähig sind insbesondere Instandhaltung und Instandsetzung, Verwaltungskosten, Zuführungen zur Instandhaltungsrücklage und alles, was auf leerstehende Einheiten entfällt.
Der häufigste Streitpunkt ist die Grenze zwischen Wartung und Instandsetzung. Die Faustregel: Was den bestimmungsgemäßen Gebrauch erhält und regelmäßig anfällt, ist Wartung und damit umlagefähig. Was einen Schaden behebt oder einen Zustand wiederherstellt, ist Instandsetzung und bleibt bei Ihnen. Besonders tückisch sind Mischpositionen — der Hausmeister, der auch repariert, oder der Wartungsvertrag mit eingebauter Reparaturpauschale. Hier brauchen Sie eine Aufschlüsselung vom Dienstleister, sonst kann der Mieter die gesamte Position bestreiten.
Den richtigen Verteilerschlüssel wählen
Der Schlüssel ergibt sich zuerst aus dem Mietvertrag. Fehlt dort eine Regelung, gilt nach § 556a BGB die Wohnfläche als gesetzlicher Auffangmaßstab. Zwei Ausnahmen sind zwingend und lassen sich vertraglich nicht abbedingen: Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach der Heizkostenverordnung zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent verbrauchsabhängig verteilt werden. Und seit 2023 ist der CO2-Preis auf Erdgas und Heizöl nach einem zehnstufigen Modell zwischen Vermieter und Mieter aufzuteilen — je schlechter die energetische Bilanz des Gebäudes, desto höher Ihr Anteil.
Die Frist, die alles entscheidet
Nach § 556 Absatz 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026 — nicht das Datum des Versands, sondern des Zugangs. Nach Fristablauf ist die Nachforderung endgültig ausgeschlossen. Ein Guthaben müssen Sie weiterhin auszahlen.
Eine verbreitete Fehlannahme lautet, die Frist beginne erst mit dem Vorliegen der letzten Versorgerrechnung. Das trifft nicht zu. Verzögert sich eine Abrechnung Ihres Versorgers, müssen Sie die Position auf plausibler Grundlage schätzen und die Schätzung als solche ausweisen oder eine Teilabrechnung erstellen. Untätig bleiben dürfen Sie nicht.
Drei typische Fälle aus der Praxis
Damit Sie einschätzen können, ob Ihr Fall dazugehört — mit konkreten Zahlen und dem tatsächlichen Zeitaufwand.
Einliegerwohnung, ein Mieter
Zweifamilienhaus, 180 m² gesamt, davon 65 m² vermietet
Die Betriebskosten liegen als Sammelaufstellung vor: Grundsteuer, Versicherung, Müll, Schornsteinfeger, Allgemeinstrom. Umgelegt wird nach Fläche, die Heizung läuft über einen gemeinsamen Zähler mit Verbrauchserfassung.
Ablauf: Aufstellung hochladen, Flächen und Vorauszahlung bestätigen, Vorschau prüfen. Aufwand: rund 10 Minuten, Kosten 17,99 €.
Mehrfamilienhaus, sechs Einheiten
480 m² gesamt, Hausverwaltungsabrechnung liegt vor
Die Hausverwaltung liefert eine Gesamtabrechnung für das Objekt, aber keine Einzelabrechnungen für die Mieter. Genau das ist der häufigste Fall — die Verwaltung rechnet gegenüber dem Eigentümer ab, nicht gegenüber den Mietern.
Ablauf: Einmal hochladen, Einheiten und Flächen erfassen, alle sechs Einzelabrechnungen entstehen in einem Durchgang. Aufwand: rund 20 Minuten, gestaffelter Preis je Einheit.
Mieterwechsel im laufenden Jahr
Vier Einheiten, eine davon ab Juli neu vermietet
Hier greifen zwei Rechenwege nebeneinander: Verbrauchsabhängige Kosten werden nach Zwischenablesung getrennt, flächenabhängige tagesgenau aufgeteilt. Die Leerstandszeit dazwischen trägt der Eigentümer.
Ehrlich: Liegt ein Zwischenablesungsprotokoll vor, rechnet das Tool den Fall. Fehlt es, führt der Weg über den persönlichen Service — ohne belegte Zwischenstände ist die Aufteilung nicht belastbar.
Selbst machen oder machen lassen?
Beide Wege führen zum Ziel. Welcher der richtige ist, hängt weniger vom Budget ab als von der Beschaffenheit Ihrer Unterlagen.
Passt, wenn Ihre Unterlagen vollständig sind
- Sie haben eine Hausverwaltungs- oder Betriebskostenabrechnung als Datei
- Die Kostenpositionen sind darin einzeln ausgewiesen
- Sie kennen Wohnflächen und Vorauszahlungen Ihrer Mieter
- Kein Sonderfall wie unterjähriger Mieterwechsel oder Gewerbeanteil
Ergebnis in Minuten, ohne Terminabsprache, ohne Registrierung.
Passt, wenn es Sonderfälle gibt
- Belege liegen als Papierstapel oder in unterschiedlichen Formaten vor
- Mieterwechsel im Abrechnungszeitraum mit Zwischenablesung
- Gemischt genutzte Objekte mit Gewerbeanteil
- Erstmalige Heizkostenabrechnung nach HeizkostenV
- Sie möchten die Abrechnung schlicht abgeben
Erstellt von einem Vermieter mit 13 Jahren Praxis, fertig in maximal 48 Stunden nach Eingang aller Unterlagen.
Service ansehenUnsicher? Starten Sie mit dem Tool — es zeigt Ihnen vor der Zahlung eine Vorschau. Passt das Ergebnis nicht, ist der Weg über den Service weiterhin offen.
Nebenkostenabrechnung erstellen: Kosten im Vergleich
Was kostet eine Betriebskostenabrechnung bei verschiedenen Anbietern?
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Nebenkosten-Assistent
Self-Service KI-Tool
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Hausverwaltung | Steuerberater | NEBKO Done-for-you |
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|---|---|---|---|---|
| Preis pro Wohneinheit | Ab 17,99 € einmalig | 200–400 €/Jahr | 150–300 € | 59 € einmalig |
| Ergebnis in | 10 Minuten | Wochen | Tage bis Wochen | 7 Werktage |
| Verfügbarkeit | ✓ 24/7 online | ✗ Vertragsgebunden | ✗ Geschäftszeiten | ~ Geschäftszeiten |
| BetrKV & BGB §556 | ✓ Automatisch | ✓ Ja | ~ Je nach Spezialisierung | ✓ Ja |
| CO₂-Kostenaufteilung | ✓ Automatisch | ~ Oft Aufpreis | ~ Aufpreis | ✓ Ja |
| Abo / Vertrag | ✓ Kein Abo | ✗ Jahresvertrag | ✗ Je nach Mandat | ✓ Kein Abo |
| Geld-zurück-Garantie | ✓ 30 Tage | ✗ Nein | ✗ Nein | ✗ Nein |
Einmalig bezahlen statt Abo
Bei der Sammelabrechnung mehrerer Wohneinheiten wird jede weitere Einheit günstiger — ab Einheit 6 ist sie gratis. Kein Wettbewerber am Markt rechnet Mehrfamilienhäuser pay-per-use statt im Abo ab.
| Anbieter | Modell | 3 Einheiten | 6 Einheiten |
|---|---|---|---|
| Nebenkosten-Assistent | Einmalzahlung, pay-per-use | 27,97 € | 32,95 € |
| Wettbewerber-Abos objego, vermietet.de, hellohousing, immocloud, nebenkostenpro, immoware24 | Jahresabo, Bindung | 60–228 €/Jahr | 60–228 €/Jahr |
| Hausverwaltung | Jahresvertrag | 75–150 € | 120–250 € |
| Steuerberater | Stundensatz | 150–300 € | 200–450 € |
Wettbewerberpreise: öffentlich einsehbare Tarifseiten, Stand Juli 2026 — MFH-Zusatzfunktionen teils nur in teureren Tarifen. Können sich ändern.
Was Vermieter über den Assistenten sagen
"Endlich eine einfache Lösung! Früher habe ich Stunden mit Excel verbracht. Jetzt lade ich meine Hausverwaltungsabrechnung hoch und in 10 Minuten ist alles fertig. Absolut genial!"
"Als Vermieterin von 3 Wohnungen war die Nebenkostenabrechnung immer ein Graus. Mit diesem Tool spare ich nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Die PDFs sehen professionell aus und sind sofort verschickfertig."
"Ich habe die Prüffunktion genutzt, bevor ich die Abrechnung an meinen Mieter geschickt habe. Der Assistent hat zwei Fehler gefunden – das hätte mir später einen mühsamen Widerspruch erspart."
Ratgeber: Nebenkostenabrechnung erstellen
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Wie hoch ist der CO₂-Preis 2025 und wie teilen Sie die Kosten regelkonform zwischen Vermieter und Mieter auf.
Umlageschlüssel richtig wählen: Wohnfläche vs. Personenzahl
Welcher Umlageschlüssel ist rechtlich korrekt und praktisch sinnvoll? Anleitung mit Beispielen für Vermieter.
Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung erstellen
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