Nebenkostenabrechnung selbst erstellen: Anleitung in 10 Schritten (2026)
Betriebskostenabrechnung Schritt für Schritt, mit Rechenbeispiel, Fristen, Steuer-Hinweisen und den Grenzen der Eigenleistung
Stand: Oktober 2026
Kurz gesagt: Wer Betriebskosten über Vorauszahlungen abrechnet, muss einmal im Jahr abrechnen. Die Abrechnung (Nebenkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung sind dasselbe) müsse dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Abrechnungsjahr 2025 ist das der 31.12.2026.
Sie brauchen: Mietvertrag mit Betriebskostenvereinbarung, die Belege des Jahres, die Heizkostenabrechnung, bei einer Eigentumswohnung die Hausgeldabrechnung, und die Vorauszahlungen des Mieters.
Abkürzung für Eigentumswohnungen: Nebenkostenabrechnung online erstellen, ab 17,99 €. Für Mehrfamilienhäuser: Nebenkostenabrechnung erstellen lassen, ab 29,99 € je Wohneinheit.
Nebenkostenabrechnung selbst erstellen in 10 Schritten
Alle Rechtsaussagen sind allgemeine Hinweise und keine Rechtsberatung.
Abrechnungszeitraum festlegen
Der Abrechnungszeitraum dürfe zwölf Monate nicht überschreiten, üblich ist das Kalenderjahr (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Abrechnung müsse dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums zugehen. Für das Abrechnungsjahr 2025 ist das der 31.12.2026.
Belege sammeln
Rechnungen, Gebührenbescheide, Versicherungspolicen, Wartungsverträge und Zählerstände des Abrechnungszeitraums. Der Mieter könne Einsicht in die Belege verlangen, sie sollten daher geordnet vorliegen. Bei einer Eigentumswohnung kommt die Hausgeldabrechnung der Verwaltung dazu.
Umlagefähigkeit prüfen
Umlagefähig seien nur Kosten, die im Mietvertrag als Betriebskosten vereinbart sind und in § 2 BetrKV genannt werden (§ 556 Abs. 1 BGB). Verwaltung und Instandhaltung dürfe der Vermieter nicht umlegen. In der Hausgeldabrechnung stehen solche Positionen, etwa Verwaltervergütung und Erhaltungsrücklage, die herausgerechnet werden müssen.
Verteilerschlüssel bestimmen
Ohne abweichende Vereinbarung gelte die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB), verbrauchsabhängig erfasste Kosten seien nach Verbrauch umzulegen. Der Schlüssel muss in der Abrechnung angegeben und erläutert werden. Bei Eigentumswohnungen weicht der Schlüssel der WEG (zum Beispiel Miteigentumsanteile) oft vom Mietvertrag ab.
Heiz- und Warmwasserkosten nach HeizkostenV verteilen
Bei zentraler Versorgung seien die Kosten zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch und im Übrigen nach Fläche umzulegen (§§ 7, 8 HeizkostenV). Fehlt die verbrauchsabhängige Abrechnung, bestehe ein Kürzungsrecht des Mieters von 15 Prozent (§ 12 HeizkostenV).
CO₂-Kosten aufteilen
Seit 2023 sei der CO₂-Preis nach einem Stufenmodell zwischen Mieter und Vermieter zu teilen. Je höher der CO₂-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter, desto größer der Vermieteranteil (CO2KostAufG). Mit dem CO₂-Kostenrechner lässt sich die Stufe ermitteln.
Mieteranteil berechnen und Vorauszahlungen abziehen
Gesamtkosten je Position mal Anteil des Mieters, bei Mieterwechsel oder Leerstand zeitlich abgegrenzt. Die Kosten leerstehender Einheiten trage der Vermieter. Von der Summe der Mieteranteile werden die geleisteten Vorauszahlungen abgezogen: Das Ergebnis ist die Nachzahlung oder das Guthaben.
Kosten mit ortsüblichen Werten vergleichen
Das Wirtschaftlichkeitsgebot verlange, dass nur Kosten entstehen, die in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen stehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Hohe Kosten allein seien noch kein Verstoß, aber ein Vergleich mit ortsüblichen Werten zeigt Ausreißer und Lesefehler und bereitet auf Rückfragen des Mieters vor. Werte liefern Betriebskostenspiegel nach Stadt, Bundesland und bundesweit.
Formelle Pflichtangaben prüfen
Nach ständiger Rechtsprechung des BGH seien mindestens erforderlich: eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und der Abzug der Vorauszahlungen.
Fristgerecht zustellen
Die Abrechnung sei dem Mieter in Textform mitzuteilen. Den Zugang müsse im Streitfall der Vermieter nachweisen, ein nachweisbarer Zustellweg ist daher ratsam. Nach Fristablauf könne der Vermieter Nachzahlungen grundsätzlich nicht mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Mehr zu einzelnen Schritten: umlagefähige Betriebskosten nach § 2 BetrKV, CO₂-Kostenrechner, BGH-Urteile zu Betriebskosten.
Rechenbeispiel: vermietete Eigentumswohnung, Abrechnungsjahr 2025
Ein Mieter, volles Jahr. Grundlage ist die Hausgeldabrechnung der WEG. Alle Zahlen sind erfunden.
| Position aus der Hausgeldabrechnung | Betrag | Umlage? |
|---|---|---|
| Grundbesitzabgaben (Müll, Straßenreinigung) | 214,60 € | ja (§ 2 BetrKV) |
| Wasser/Abwasser nach Zähler | 389,12 € | ja (§ 2 BetrKV) |
| Hausreinigung | 176,40 € | ja (§ 2 BetrKV) |
| Gebäudeversicherung | 231,88 € | ja (§ 2 BetrKV) |
| Allgemeinstrom | 48,20 € | ja (§ 2 BetrKV) |
| Heiz- und Warmwasserkosten (Messdienstleister) | 1.084,30 € | ja (§ 2 BetrKV) |
| Verwaltervergütung | 342,00 € | nein (Verwaltung / Rücklage) |
| Zuführung Erhaltungsrücklage | 610,00 € | nein (Verwaltung / Rücklage) |
| Kontoführung WEG | 18,40 € | nein (Verwaltung / Rücklage) |
| CO₂-Kosten der Wohnung 61,20 €, Mieteranteil 60 % (Stufenmodell) | 36,72 € | ja, nur Mieteranteil |
| Summe der umlagefähigen Kosten für den Mieter | 2.181,22 € | |
| abzüglich Vorauszahlungen (12 × 170,00 €) | − 2.040,00 € | |
| Nachzahlung des Mieters | 141,22 € |
Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage und Kontoführung stehen in der Hausgeldabrechnung, dürfen aber nicht auf den Mieter umgelegt werden. Genau diese Trennung ist in der Praxis die häufigste Fehlerquelle bei Eigentumswohnungen. Die fertigen Dokumente zu diesem Beispiel finden Sie weiter unten als Muster-PDF.
Sind die Betriebskosten ortsüblich? So prüfen Sie es
Bevor die Abrechnung rausgeht, lohnt sich ein Blick auf die Höhe der einzelnen Positionen.
- Warum: Der Vermieter müsse das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten. Hohe Kosten allein seien noch kein Verstoß, entscheidend sei, ob Leistungen zu objektiv überhöhten Preisen bezogen wurden. Der Mieter kann Einwendungen bis zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung erheben. Mit einem Vergleich sind Sie auf Rückfragen vorbereitet.
- Was Sie sehen: Positionen, die deutlich über den üblichen Werten liegen, und Zahlendreher oder verrutschte Kommas aus der Hausgeldabrechnung.
- Selbst vergleichen: Mit dem Nebenkostenspiegel für 30 Städte. Er ist ein Plausibilitätshinweis und kein Beleg für Unwirtschaftlichkeit.
- Im Tool: Der Nebenkosten-Assistent vergleicht Ihre Positionen automatisch mit Daten Ihrer Stadt, ersatzweise Ihres Bundeslandes oder bundesweit. Nebenkostenabrechnung erstellen oder die fertige Abrechnung prüfen lassen.
Sonderfälle in Kurzform
- Mieterwechsel im Jahr: Verbrauch zum Wechseltag erfassen (Zwischenablesung), übrige Kosten zeitanteilig teilen (§ 9b HeizkostenV). Jeder Mieter bekommt eine eigene Abrechnung. Nebenkostenabrechnung erstellen lassen
- Leerstand: Die Kosten der leerstehenden Zeit trägt der Vermieter und darf sie nicht auf andere Mieter verteilen.
- Grundsteuerbescheid fehlt: Die Abrechnung kann unter Vorbehalt erfolgen, die Frist läuft trotzdem weiter. Mehr dazu im Beitrag zur Grundsteuerreform.
- Wohnen und Gewerbe im selben Haus: Die Aufteilung der Kosten ist anspruchsvoll. Hier ist der persönliche Service der richtige Weg.
Wo die manuelle Abrechnung an Grenzen stößt
Selbst abrechnen ist erlaubt. Es lohnt sich weniger, wenn mehrere dieser Punkte zusammenkommen:
- mehrere Mietparteien, Leerstand oder Mieterwechsel im selben Zeitraum
- Heiz- und Warmwasserkosten mit Messdienstleister und CO₂-Aufteilung
- ein Verteilerschlüssel, der nicht eindeutig im Mietvertrag steht oder von der WEG-Abrechnung abweicht
- eine Hausgeldabrechnung mit nicht umlagefähigen Positionen, die herausgerechnet werden müssen
- ein fehlender Grundsteuerbescheid oder gemischte Nutzung
Formfehler könnten dazu führen, dass die Abrechnung formell unwirksam ist. Ist die Frist dann abgelaufen, lässt sich die Nachforderung in der Regel nicht mehr nachholen. Deshalb empfiehlt es sich, die fertige Abrechnung vor dem Versand prüfen zu lassen.
Nebenkostenabrechnung und Steuererklärung
- Einnahmen: Vorauszahlungen und Nachzahlungen der Mieter zählen zu den Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung (Anlage V), jeweils im Jahr der Zahlung.
- Werbungskosten: Die Betriebskosten, die der Vermieter selbst trägt oder bezahlt, kann er im Jahr der Zahlung als Werbungskosten ansetzen.
- § 35a EStG: Für den Mieter ist der Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen in der Abrechnung wichtig. Das Online-Tool weist ihn aus.
Das ist keine Steuerberatung. Für Einzelfragen ist ein Steuerberater zuständig. Weitere Hinweise: Steuer-Tipps für Vermieter.
Nebenkostenabrechnung erstellen: Excel, Tool oder Service?
Die drei Wege des Nebenkosten-Assistenten im Überblick. Hausverwaltung und Steuerberater rechnen meist nach Aufwand ab, bitte Angebot einholen.
| Excel-Vorlage | Online-Tool (Erstellen) | Persönlicher Service | |
|---|---|---|---|
| Geeignet für | ein Mieter, eine Einheit | vermietete Eigentumswohnung in einer WEG | Mehrfamilienhaus, gemischt genutzte Häuser, Sonderfälle |
| Preis | 0 € | ab 17,99 € pro Abrechnung | ab 29,99 € je Wohneinheit, Preis vorab |
| Ihr Aufwand | rechnen und prüfen Sie selbst | Unterlagen hochladen, Angaben prüfen | Unterlagen senden |
| Grenzen | keine automatische Prüfung der Umlagefähigkeit, keine CO₂-Aufteilung | nur Eigentumswohnungen | Fertigstellung in der Regel in 48 Stunden |
| Weiter | Excel-Vorlage | Nebenkostenabrechnung erstellen | Nebenkostenabrechnung erstellen lassen |
Eine fertige Abrechnung vor dem Versand gegenprüfen: Nebenkostenabrechnung prüfen, 9,99 €.
Die Abkürzung für Eigentumswohnungen: Nebenkostenabrechnung online erstellen
Sie laden die Hausgeldabrechnung hoch, prüfen die vorausgefüllten Angaben, tragen Mieter und Vorauszahlungen ein und laden die Dokumente herunter. Welche Dokumente das sind und wie sie aussehen, zeigen die nächsten Abschnitte.
Nicht eine PDF — getrennte Dokumente
Bei der Eigentumswohnung in einer WEG bekommt jedes Dokument den Adressaten, für den es gemacht ist. Für Mehrfamilienhäuser gibt es den persönlichen Service.
Die Trennung hat einen Grund. Wo Ihre Kosten im Ortsvergleich stehen und was Sie im nächsten Jahr verlangen wollen, ist Ihre Vorbereitung — in der Hand des Mieters wären es Argumente gegen Sie. Bis dahin lag beides in derselben PDF.
Was Sie im nächsten Jahr verlangen dürfen
Nach der Abrechnung dürfen Sie die Vorauszahlung anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Die Höhe ist dabei nicht Verhandlungssache, sondern eine Division.
Kein Puffer, kein Sicherheitszuschlag: Der BGH hat einen pauschalen Aufschlag für erwartete Kostensteigerungen für unzulässig erklärt, selbst wenn im Folgejahr höhere Kosten absehbar sind (BGH, Urt. v. 28.09.2011 – VIII ZR 294/10). Einmalige Posten wie eine Sonderumlage verzerren die Rechnung — solche Positionen werden in Ihren Hinweisen benannt und mit ihrem Monatsanteil ausgewiesen, damit Sie sie selbst herausrechnen können. Abgezogen werden sie nicht: Das wäre eine Entscheidung über Ihr Geld, die wir nicht treffen.
Pauschale statt Vorauszahlung? Sind die kalten Betriebskosten im Mietvertrag pauschal vereinbart, wählen Sie das im Formular aus. Über pauschalierte Kosten wird nicht abgerechnet — es gibt dort weder Nachzahlung noch Erstattung (§ 556 Abs. 2 BGB). Die Kostenaufstellung dazu steht in Ihren Hinweisen, und das Musterschreiben nennt dann den Erhöhungsvorbehalt, den der Mietvertrag dafür enthalten muss. Heizung und Warmwasser bleiben verbrauchsabhängig abzurechnen — das gibt die HeizkostenV vor.
So sehen die fertigen Dokumente aus
Zwei Beispiele aus einem erfundenen Fall: eine Eigentumswohnung in einer Münchner WEG, 74,5 m², Abrechnungsjahr 2025. Das erste Dokument geht an den Mieter, das zweite bleibt bei Ihnen.
Dokument 1: Betriebskostenabrechnung
Versandfertig: Anschriften, alle Kostenpositionen mit Gesamtkosten und Verteilerschlüssel, Heiz- und Warmwasserkosten des Messdienstleisters, CO₂-Aufteilung nach CO2KostAufG, geleistete Vorauszahlungen, Abrechnungsergebnis und der Ausweis nach § 35a EStG.
Muster ansehen
Dokument 2: Hinweise mit Ortsvergleich
Ergebnisübersicht, Abrechnungsfrist und nächste Schritte — und der Ortsüblichkeits-Vergleich: jede Kostenposition in €/m²/Monat neben dem Durchschnitt der Stadt, mit Abweichung und Einordnung. Diese Seiten gehen Ihren Mieter nichts an.
Muster ansehenFrei erfundene Daten, nur zur Veranschaulichung. Dazu kommt bei einer nötigen Anpassung das Musterschreiben zur Vorauszahlung sowie Ihre Rechnung.
Echtdaten-Benchmark
Sind Ihre Betriebskosten ortsüblich?
Wir zeigen es Ihnen.
Nach der Erstellung vergleicht der Nebenkosten-Assistent.de Ihre Kostenpositionen automatisch mit regionalen Echtdaten aus Ihrer Stadt, Ihrem Bundesland oder bundesweit — damit Sie vorbereitet sind, wenn Ihr Mieter Fragen stellt.
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