Dein Mieter fragt, warum seine Heizkostenabrechnung dieses Jahr deutlich höher ausfällt – und du weißt selbst nicht genau, wie du die CO2-Abgabe korrekt aufgeteilt hast. Diese Situation kennen viele private Vermieter. Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) regelt verbindlich, wie Heizkosten abzurechnen sind. Seit 2024 ist die CO2-Kostenteilung Pflicht, und 2026 kommen weitere Änderungen dazu.

Für Vermieter bedeuten diese Änderungen: mehr Pflichten, aber auch mehr Klarheit. Wer die neuen Regeln kennt, schützt sich vor teuren Fehlern und möglichen Klagen. Denn fehlerhafte Heizkostenabrechnungen können dazu führen, dass Mieter Nachzahlungen verweigern – oder sogar Kürzungsrechte geltend machen.

In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, was sich durch das Heizkostenverordnung Update 2026 ändert, wie du die Neuerungen praktisch umsetzt und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest.

Rechtliche Grundlagen: Was regelt die Heizkostenverordnung?

Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) ist eine Bundesverordnung. Sie gilt für alle Vermieter, die ihren Mietern Wärme oder Warmwasser über eine zentrale Anlage bereitstellen. Wohnungen mit Einzelöfen oder Etagenheizungen fallen nicht darunter.

Die HeizkostenV schreibt vor, dass 50 bis 70 Prozent der Heizkosten nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden müssen. Die restlichen 30 bis 50 Prozent werden nach Wohnfläche verteilt. Das Ziel: Mieter sollen durch bewusstes Heizen Einfluss auf ihre Kosten nehmen können.

Ergänzt wird die HeizkostenV durch den § 556 BGB, der die allgemeinen Grundlagen der Betriebskostenabrechnung regelt. Für die konkrete Abrechnung musst du beide Regelwerke im Blick behalten.

Wichtig: Verstößt du gegen die HeizkostenV, hat dein Mieter das Recht, die Heizkostenabrechnung um 15 Prozent zu kürzen. Dieses Kürzungsrecht ist in § 12 HeizkostenV verankert und wird von Mietern zunehmend genutzt.

CO2-Kostenteilung: Die wichtigste Änderung seit 2024

Seit dem 1. Januar 2023 gilt das CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Vermieter dürfen die CO2-Abgabe auf Erdgas und Heizöl nicht mehr vollständig auf Mieter umlegen. Die Kosten werden nach einem gestaffelten Modell aufgeteilt.

Das Modell basiert auf dem spezifischen CO2-Ausstoß des Gebäudes pro Quadratmeter im Jahr. Je schlechter die Energieeffizienz des Gebäudes, desto höher ist der Vermieteranteil. Je besser das Gebäude gedämmt ist, desto mehr trägt der Mieter selbst.

Die 10-stufige Kostenteilung im Überblick

• Unter 12 kg CO2/m²/Jahr: Mieter trägt 100 %, Vermieter 0 %
• 12–17 kg CO2/m²/Jahr: Mieter 90 %, Vermieter 10 %
• 17–22 kg CO2/m²/Jahr: Mieter 80 %, Vermieter 20 %
• 22–27 kg CO2/m²/Jahr: Mieter 70 %, Vermieter 30 %
• 27–32 kg CO2/m²/Jahr: Mieter 60 %, Vermieter 40 %
• 32–37 kg CO2/m²/Jahr: Mieter 50 %, Vermieter 50 %
• 37–42 kg CO2/m²/Jahr: Mieter 40 %, Vermieter 60 %
• 42–47 kg CO2/m²/Jahr: Mieter 30 %, Vermieter 70 %
• 47–52 kg CO2/m²/Jahr: Mieter 20 %, Vermieter 80 %
• Über 52 kg CO2/m²/Jahr: Mieter 5 %, Vermieter 95 %

Für das Abrechnungsjahr 2025 (Abrechnung 2026) beträgt der CO2-Preis 55 Euro je Tonne. Das ist ein wichtiger Wert für deine Berechnungen.

Mehr Details zur korrekten Berechnung findest du in unserem Artikel CO2-Abgabe berechnen: Anleitung 2026.

Konkretes Rechenbeispiel: CO2-Kosten korrekt aufteilen

Nehmen wir ein Beispiel: Du vermietest eine Wohnung mit 70 m² in einem älteren Mehrfamilienhaus. Das Gebäude verbraucht insgesamt 25.000 Liter Heizöl im Jahr. Die gesamte Wohnfläche beträgt 350 m².

Schritt 1: CO2-Ausstoß des Gebäudes berechnen.
Heizöl erzeugt ca. 2,68 kg CO2 pro Liter. Bei 25.000 Litern ergibt das: 25.000 × 2,68 = 67.000 kg CO2.

Schritt 2: CO2-Ausstoß je Quadratmeter ermitteln.
67.000 kg ÷ 350 m² = ca. 191 kg CO2/m²/Jahr. Das Gebäude liegt damit in der höchsten Stufe (über 52 kg). Vermieteranteil: 95 %.

Schritt 3: CO2-Kosten berechnen.
67.000 kg ÷ 1.000 × 55 € = 3.685 € Gesamt-CO2-Abgabe. Davon trägt der Vermieter 95 %, also 3.500,75 €. Der Mieteranteil beträgt nur 184,25 €.

Das bedeutet: Als Vermieter eines schlecht gedämmten Altbaus zahlst du den Löwenanteil der CO2-Kosten selbst. Das ist ein starkes Argument für energetische Sanierungen.

Kabelgebühren: Das Nebenkostenprivileg fällt endgültig weg

Seit dem 1. Juli 2024 dürfen Vermieter die Kosten für das Kabel-TV nicht mehr als Betriebskosten auf Mieter umlegen. Das sogenannte Nebenkostenprivileg für Kabelgebühren wurde abgeschafft.

Was bedeutet das konkret für dich? Wenn du noch einen laufenden Kabelvertrag hast, musst du diesen selbst kündigen oder die Kosten selbst tragen. Mieter sind nicht mehr verpflichtet, diese Kosten über die Nebenkostenabrechnung zu bezahlen.

Viele Vermieter haben diese Änderung verschlafen. Wenn du Kabelgebühren noch immer in deiner Abrechnung für 2024 oder 2025 aufführst, riskierst du Widersprüche und Kürzungen. Prüfe deine Betriebskostenabrechnungen jetzt auf diesen Punkt.

Alle Details zu dieser Regelung findest du in unserem Artikel Kabelgebühren Nebenkosten: Rechtslage 2026.

Weitere Änderungen im Überblick: Was 2026 noch gilt

Fernablesepflicht und Smart Meter

Die Pflicht zur fernablesbaren Messtechnik wird schrittweise ausgeweitet. Seit 2027 müssen neu eingebaute Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler fernablesbar sein. Für ältere Geräte gelten Übergangsfristen.

Wenn du Messgeräte erneuerst, achte auf die Anforderungen an die Fernablesbarkeit. Der Einbau muss von zugelassenen Messdienstleistern durchgeführt werden.

Monatliche Verbrauchsinformationen

Seit 2022 sind Vermieter mit fernablesbarer Messtechnik verpflichtet, Mietern monatliche Verbrauchsinformationen bereitzustellen. Diese Pflicht gilt 2026 unverändert weiter. Die Information kann per E-Mail oder über ein Online-Portal erfolgen.

Wer diese Pflicht verletzt, riskiert ebenfalls das 15-prozentige Kürzungsrecht des Mieters. Sprich mit deinem Messdienstleister, wie du die monatlichen Informationen automatisch versenden kannst.

Warmwasserkosten korrekt aufteilen

Auch bei Warmwasserkosten gelten strenge Vorgaben. Mindestens 50 Prozent der Kosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden. Die Berechnung der Wärmeenergie für Warmwasser ist komplex. Viele Vermieter rechnen hier falsch ab.

Checkliste: Heizkostenabrechnung 2026 korrekt erstellen

• CO2-Ausstoß ermitteln: Berechne den spezifischen CO2-Ausstoß deines Gebäudes in kg/m²/Jahr.
• Stufenmodell anwenden: Ordne das Gebäude der richtigen CO2-Kostenstufe zu.
• CO2-Anteil separat ausweisen: Weise den Vermieter- und Mieteranteil der CO2-Kosten in der Abrechnung getrennt aus.
• Kabelgebühren entfernen: Streiche Kabelgebühren vollständig aus der Betriebskostenabrechnung.
• Verbrauchsaufteilung prüfen: Stelle sicher, dass mindestens 50 % der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
• Messgeräte prüfen: Sind alle Heizkostenverteiler geeicht und funktionsfähig?
• Monatliche Infos versenden: Stelle sicher, dass Mieter monatliche Verbrauchsdaten erhalten (falls fernablesbare Geräte vorhanden).
• Abrechnungsfrist einhalten: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen.
• Belegeinsicht ermöglichen: Mieter haben das Recht, Belege einzusehen – bereite diese vor.

Häufige Fehler bei der Heizkostenabrechnung – und wie du sie vermeidest

Der häufigste Fehler: Vermieter vergessen, die CO2-Kosten separat auszuweisen. Die CO2-Abgabe ist Bestandteil des Brennstoffpreises. Du musst sie herausrechnen und nach dem Stufenmodell aufteilen. Wer das nicht tut, rechnet zu Lasten des Mieters ab – und riskiert Kürzungen.

Zweiter häufiger Fehler: Falsche Verbrauchserfassung. Wenn Heizkostenverteiler nicht rechtzeitig abgelesen werden oder Geräte defekt sind, entstehen Schätzwerte. Diese müssen transparent als Schätzung ausgewiesen werden.

Dritter Fehler: Die Warmwasserkosten werden nicht korrekt von den reinen Heizkosten getrennt. Beide Positionen haben unterschiedliche Berechnungsregeln und müssen in der Abrechnung klar getrennt sein.

Vierter Fehler: Vermieter setzen einen falschen Umlageschlüssel an. Wenn im Mietvertrag kein Schlüssel vereinbart ist, gilt die Wohnfläche als Standard. Personenanzahl ist bei Heizkosten kein zulässiger Schlüssel.

Praktische Tipps für Vermieter: So bleibst du auf der sicheren Seite

Tipp 1: Energieausweis aktuell halten. Der Energieausweis liefert wichtige Kennwerte für die CO2-Stufenzuordnung. Wenn dein Ausweis älter als 10 Jahre ist, lass ihn erneuern.

Tipp 2: Messdienstleister frühzeitig beauftragen. Beauftrage einen zertifizierten Messdienstleister für Ablesung und Auswertung. Diese Kosten sind umlagefähig und du bekommst oft direkt eine abrechnungsfertige Aufstellung.

Tipp 3: Abrechnungssoftware nutzen. Gute Software hilft dir, die CO2-Kosten automatisch korrekt aufzuteilen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Tipp 4: Vorauszahlungen anpassen. Wenn die CO2-Abgabe steigt, solltest du die Vorauszahlungen rechtzeitig anpassen. So vermeidest du hohe Nachzahlungen für den Mieter am Jahresende.

Tipp 5: Dokumentation lückenlos führen. Hebe alle Belege mindestens 3 Jahre nach Abrechnung auf. Bei Widersprüchen musst du die Kosten nachweisen können.

Praxisbeispiel: Wie Vermieterin Sabine die neue Abrechnung meistert

Sabine vermietet ein Zweifamilienhaus aus den 1970er-Jahren in Nordrhein-Westfalen. Ihr Heizöl-Verbrauch liegt bei 4.200 Litern pro Jahr, die Gesamtfläche beträgt 160 m². Damit liegt ihr Gebäude bei ca. 70 kg CO2/m²/Jahr – also in der höchsten Stufe. Sie trägt 95 % der CO2-Kosten selbst. Das hat Sabine dazu gebracht, eine Dämmung der Außenwände zu planen – denn ab Energieklasse C sinkt ihr Anteil drastisch. Gleichzeitig hat sie die Kabelgebühren aus der Abrechnung gestrichen und ihren Kabelvertrag zum nächstmöglichen Termin gekündigt.