"Bis wann muss ich die Nebenkostenabrechnung für 2024 erstellen?" Diese Frage beschäftigt derzeit tausende Vermieter in Deutschland. Die Antwort scheint einfach: bis zum 31. Dezember 2025. Doch es gibt wichtige Ausnahmen, die eine Frist-Verlängerung ermöglichen.
Besonders nach den umfangreichen Gesetzesänderungen 2024 – von der CO2-Kostenteilung bis zur Abschaffung des Nebenkostenprivilegs für Kabelgebühren – sind viele Vermieter verunsichert. Eine verspätete oder fehlerhafte Abrechnung kann teuer werden: Nachzahlungsansprüche verfallen unwiderruflich.
Die Grundregel: 12-Monats-Frist nach § 556 BGB
Das Bürgerliche Gesetzbuch ist eindeutig: Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Abrechnungsjahr 2024 bedeutet das: Stichtag ist der 31. Dezember 2025.
Wichtig: Es zählt nicht das Erstellungs- oder Versanddatum, sondern der Zugang beim Mieter. Eine am 30.12.2025 verschickte Abrechnung, die erst am 2.1.2026 ankommt, ist zu spät – selbst wenn der Vermieter den Versand beweisen kann.
Wann ist eine Frist-Verlängerung möglich?
Das Gesetz kennt nur wenige, sehr eng begrenzte Ausnahmefälle für eine Fristverlängerung:
1. Verschulden Dritter (häufigster Fall)
Wenn ein Dritter die rechtzeitige Abrechnung verhindert, verlängert sich die Frist um die Dauer der Verzögerung. Typische Beispiele:
- Der Heizungsableser liefert Verbrauchsdaten verspätet
- Die Hausverwaltung stellt Unterlagen zu spät bereit
- Der Steuerberater verzögert die Aufstellung
Entscheidend: Der Vermieter muss die Verzögerung nicht verschuldet haben und nachweisen können. Ein einfaches "Der Ableser war spät" reicht nicht – Sie brauchen schriftliche Belege wie E-Mails oder Mahnungen.
2. Technische Probleme bei der Verbrauchserfassung
Defekte Heizungszähler oder Wassermessgeräte können eine Fristverlängerung rechtfertigen, wenn dadurch die Datenerfassung verzögert wird. Auch hier gilt: Der Defekt darf nicht vom Vermieter verschuldet sein.
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Neue Herausforderungen 2025: CO2-Kosten richtig abrechnen
Seit 2024 müssen Vermieter die CO2-Kosten nach einem gestaffelten Modell zwischen sich und den Mietern aufteilen. Je schlechter die Energieeffizienz des Gebäudes, desto höher der Vermieteranteil – von 5% bis 95%.
Praktisches Beispiel: Ein Mehrfamilienhaus mit Energieausweis-Klasse E (150 kWh/m²/Jahr) hat CO2-Kosten von 1.200 Euro. Der Vermieter trägt 50%, also 600 Euro. Diese komplexe Berechnung führt oft zu Verzögerungen bei der Abrechnung.
Kabelgebühren: Das Ende des Nebenkostenprivilegs
Seit Juli 2024 dürfen Kabelfernsehen-Kosten nicht mehr automatisch über die Nebenkosten abgerechnet werden. Vermieter müssen bestehende Verträge prüfen und eventuell individuelle Vereinbarungen mit Mietern treffen.
Häufige Fehler, die zur Fristversäumung führen
Fehler Nr. 1: Zu späte Datensammlung
Viele Vermieter beginnen erst im November mit der Sammlung der Belege. Bei 20+ Positionen in der Betriebskostenabrechnung wird die Zeit schnell knapp.
Fehler Nr. 2: Falsche Zugangsberechnung
Der Einwurf in den Briefkasten gilt als Zugang am selben Tag – aber nur an Werktagen. Eine Abrechnung, die am Samstag, 31.12.2025 eingeht, ist pünktlich.
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Fehler Nr. 3: Unvollständige Dokumentation bei Fristverlängerung
Wer sich auf eine Fristverlängerung beruft, muss diese lückenlos belegen können. Vage Erinnerungen reichen vor Gericht nicht aus.
Praxis-Tipps: So schaffen Sie die Frist sicher
Tipp 1: Starten Sie im Oktober
Sammeln Sie alle Belege bis spätestens Oktober 2025. Erstellen Sie eine Checkliste mit allen umlagefähigen Nebenkosten – von Hausgeld bis zu den neuen CO2-Kosten.
Tipp 2: Versand per Einschreiben dokumentieren
Bei knappen Fristen versenden Sie die Abrechnung per Einschreiben mit Rückschein. So können Sie den rechtzeitigen Zugang beweisen.
Tipp 3: Digitale Zustellung nutzen
Wenn vertraglich vereinbart, können Sie die Abrechnung per E-Mail versenden. Der Zugang gilt als bewiesen, sobald die E-Mail im Postfach des Mieters ankommt.
Was passiert bei Fristversäumung?
Die Konsequenzen einer verspäteten Abrechnung sind drastisch: Sämtliche Nachzahlungsansprüche verfallen unwiderruflich. Sie können dann nur noch die monatlichen Vorauszahlungen für das kommende Jahr anpassen.
Bei einer durchschnittlichen Nachzahlung von 200-500 Euro pro Wohnung summiert sich der Verlust bei größeren Objekten schnell auf mehrere tausend Euro.
Die wichtigsten Punkte im Überblick
- Grundfrist: Nebenkostenabrechnung 2024 muss bis 31.12.2025 beim Mieter zugehen
- Fristverlängerung nur bei: Verschulden Dritter oder technischen Problemen (nicht selbst verschuldet)
- Neue Pflichten 2025: CO2-Kostenteilung und angepasste Regelungen für Kabelgebühren beachten
- Bei Fristversäumung: Kompletter Verlust der Nachzahlungsansprüche
- Sicherheitstipp: Versand per Einschreiben oder dokumentierte digitale Zustellung
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