Der Winter 2025/26 war einer der kältesten der letzten Jahrzehnte – und viele Vermieter mit Wärmepumpen erlebten böse Überraschungen. Plötzlich explodierende Stromrechnungen, unzufriedene Mieter wegen kalter Wohnungen und komplizierte Fragen zur Betriebskostenabrechnung. Kommt Dir das bekannt vor?

Als Vermieter stehst Du jetzt vor wichtigen Entscheidungen: Wie gehst Du mit den erhöhten Heizkosten um? Was musst Du bei der Betriebskostenabrechnung 2026 beachten? Und welche rechtlichen Änderungen kommen auf Dich zu? Dieser Artikel gibt Dir erste Antworten basierend auf den Erkenntnissen des vergangenen Winters.

Besonders wichtig wird das Thema vor dem Hintergrund der neuen CO2-Kostenteilung und der veränderten Rechtslage bei den Nebenkosten. Hier erfährst Du, worauf Du als Vermieter achten musst.

Wärmepumpen in der Kältekrise: Was ist passiert?

Der Winter 2025/26 brachte wochenlange Temperaturen unter -15°C mit sich. Viele Wärmepumpen, die in den Jahren zuvor problemlos funktionierten, stießen plötzlich an ihre Grenzen. Die Folgen waren dramatisch:

• Stromverbrauch stieg um 200-300%: Wärmepumpen benötigten bei extremer Kälte deutlich mehr Strom
• Zusätzliche Heizstäbe aktivierten sich: Elektrische Notheizungen sprangen an und trieben die Kosten in die Höhe
• Mieter froren trotz hoher Kosten: Viele Systeme schafften es nicht, die gewünschten 20-22°C zu erreichen
• Anlagen fielen komplett aus: Defekte durch Überlastung führten zu kostspieligen Reparaturen

Ein konkretes Beispiel: Familie Müller aus München betreibt seit 2023 eine Luft-Wärmepumpe in ihrem vermieteten Mehrfamilienhaus. Die durchschnittlichen monatlichen Stromkosten lagen bei 800 Euro. Im Januar 2026 erhielt sie eine Rechnung über 2.400 Euro – das Dreifache!

Rechtliche Grundlagen: Was gilt bei Wärmepumpen-Heizkosten?

Grundsätzlich fallen die Betriebskosten einer Wärmepumpe unter die umlegbaren Nebenkosten nach § 556 BGB und der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dabei unterscheiden wir:

Umlegbare Kosten bei Wärmepumpen:

• Stromkosten für den Betrieb: Vollständig auf Mieter umlegbar
• Wartung und Instandhaltung: Regelmäßige Wartung ist umlegbar, Reparaturen meist nicht
• CO2-Kosten: Seit 2024 neue Regelungen zur Kostenteilung zwischen Vermieter und Mieter
• Versicherungen: Umlegbar als sonstige Betriebskosten

Wichtige Änderung 2024: Die CO2-Kostenteilung betrifft nicht nur Gas- und Ölheizungen, sondern auch Wärmepumpen, die mit dem deutschen Strommix betrieben werden. Je nach energetischem Zustand des Gebäudes trägst Du als Vermieter 5% bis 95% der CO2-Kosten.

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Praktische Umsetzung: Betriebskostenabrechnung 2026

Die Abrechnung von Wärmepumpen-Kosten ist komplex, besonders nach dem extremen Winter. Hier ein praktisches Beispiel für ein 8-Parteien-Haus:

Beispielrechnung Mehrfamilienhaus (8 Wohnungen):

• Gesamtwohnfläche: 640 m²
• Stromkosten Wärmepumpe 2025: 9.600 Euro (normal)
• Stromkosten Wärmepumpe 2026: 18.200 Euro (durch Winter)
• CO2-Kosten Anteil Vermieter (30%): 420 Euro
• Wartungskosten: 800 Euro

Umlegbare Kosten pro m²: (18.200 - 420 + 800) ÷ 640 = 29,34 Euro/m²

Für eine 80m²-Wohnung bedeutet das: 2.347 Euro Heizkosten-Nachzahlung – ein deutlicher Anstieg gegenüber den 1.200 Euro im Vorjahr.

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Häufige Fehler bei Wärmepumpen-Abrechnungen vermeiden

Gerade nach dem problematischen Winter machen viele Vermieter kostspielige Fehler:

Fehler 1: Falsche Zuordnung von Reparaturkosten

Viele Wärmepumpen gingen kaputt. Achtung: Reparaturkosten sind NICHT umlegbar! Nur die reguläre Wartung darf auf Mieter umgelegt werden. Die Kosten für den Austausch eines defekten Kompressors (oft 3.000-5.000 Euro) musst Du selbst tragen.

Fehler 2: CO2-Kosten komplett auf Mieter umlegen

Seit 2024 trägst Du als Vermieter einen Teil der CO2-Kosten. Bei schlecht gedämmten Gebäuden können das bis zu 95% sein. Diese Kosten einfach komplett umzulegen führt zu Rückforderungen.

Fehler 3: Notstromer-Kosten nicht korrekt ausweisen

Wenn Du wegen Wärmepumpen-Ausfall einen Notstromaggregat oder mobile Heizgeräte eingesetzt hast, sind diese Kosten gesondert zu behandeln und meist nicht vollständig umlegbar.

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Neue Regelungen 2024/2026: Was ändert sich?

Neben der CO2-Kostenteilung gibt es weitere wichtige Änderungen:

Abschaffung des Nebenkostenprivilegs bei Kabelgebühren

Seit Ende 2024 können Kabelgebühren nicht mehr automatisch über die Nebenkosten abgerechnet werden. Das betrifft auch Dich, wenn Du Wärmepumpen hast – oft ist die gesamte Nebenkostenstruktur zu überprüfen.

Strengere Dokumentationspflichten

Die Rechtsprechung wird strenger bei der Dokumentation von Betriebskosten. Besonders bei den hohen Wärmepumpen-Kosten 2026 werden Mieter kritisch nachfragen. Du benötigst:

• Detaillierte Stromrechnungen mit Zählerstände
• Wartungsprotokolle
• Nachweis der korrekten CO2-Kostenteilung
• Bei Reparaturen: Klare Trennung zwischen umlegbaren und nicht-umlegbaren Kosten

Praxis-Tipps: So gehst Du mit der Wärmepumpen-Krise um

Sofort-Maßnahmen für 2026:

• Vorauszahlungen erhöhen: Rechne mit 50-100% höheren Heizkosten und passe die Vorauszahlungen entsprechend an
• Mieter informieren: Kommuniziere proaktiv über die außergewöhnlichen Wetterumstände und steigenden Kosten
• Dokumentation verstärken: Sammle alle Belege sorgfältig, die Nachzahlungen werden hoch
• Wartung intensivieren: Lass Deine Wärmepumpe nach dem harten Winter unbedingt prüfen

Langfristige Strategien:

• Hybrid-Systeme prüfen: Eine Kombination aus Wärmepumpe und Gas-Spitzenlastkessel kann extreme Kosten vermeiden
• Dämmung verbessern: Reduziert nicht nur Heizkosten, sondern auch Deinen CO2-Kostenanteil
• Smart-Home-Integration: Intelligente Steuerung kann Stromspitzen vermeiden
• Stromspeicher erwägen: Bei eigener PV-Anlage können Stromspeicher die Wärmepumpen-Kosten deutlich senken

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Zusammenfassung: Die wichtigsten Erkenntnisse

• Wärmepumpen-Kosten können bei extremer Kälte um 200-300% steigen – plane entsprechende Vorauszahlungen ein
• CO2-Kostenteilung betrifft auch Wärmepumpen – Du trägst als Vermieter 5-95% der Kosten je nach Gebäudeeffizienz
• Reparaturkosten sind nicht umlegbar – nur Wartung und Betriebsstrom dürfen auf Mieter umgelegt werden
• Dokumentation wird immer wichtiger – sammle alle Belege sorgfältig für die hohen Nachzahlungen 2026
• Hybride Lösungen können sinnvoll sein – Kombination verschiedener Heizsysteme reduziert Extremkosten

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