Nebenkostenabrechnung und Steuer: Was Vermieter 2026 wissen müssen

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten nach Ihrer Betriebskostenabrechnung eine Nachforderung vom Finanzamt – nicht weil Sie Steuern hinterzogen haben, sondern weil Sie Kosten falsch zugeordnet haben. Dieses Szenario ist häufiger als gedacht. Viele Vermieter unterschätzen, wie eng Nebenkostenabrechnung und Steuer miteinander verknüpft sind.

Die gute Nachricht: Wer seine Betriebskosten korrekt erfasst und abrechnet, profitiert gleichzeitig steuerlich. Doch dafür muss man die Spielregeln kennen. Seit 2026 gelten zudem neue Regelungen – zur CO2-Kostenteilung und zur Abschaffung des Nebenkostenprivilegs für Kabelgebühren – die direkte Auswirkungen auf Ihre Abrechnung und Steuererklärung haben.

Dieser Artikel erklärt Ihnen verständlich und praxisnah, wie Nebenkostenabrechnung und Steuer zusammenhängen, welche Kosten absetzbar sind, welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten – und wie Sie sich den Aufwand erheblich erleichtern können.

Wichtig: Dieser Artikel ist lediglich eine allgemeine Darstellung der aktuellen Situation und ersetzt nicht die Würdigung individueller Fälle durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.

Rechtliche Grundlagen: BetrKV, BGB §556 und was das für Sie bedeutet

Die rechtliche Basis für Betriebskostenabrechnungen bilden zwei zentrale Regelwerke: die Betriebskostenverordnung (BetrKV) und §556 BGB. Die BetrKV legt fest, welche Kosten überhaupt als Betriebskosten auf Mieter umgelegt werden dürfen. §556 BGB regelt, unter welchen Bedingungen diese Umlage zulässig ist.

Wichtig für Vermieter: Nur die in der BetrKV genannten Kostenarten dürfen abgerechnet werden – sofern sie im Mietvertrag vereinbart sind. Dazu zählen unter anderem Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Heizung, Müllentsorgung und Hausmeister. Nicht umlagefähig sind hingegen Verwaltungskosten oder Instandhaltungsrücklagen.

Für die Steuererklärung gilt: Als Vermieter erzielen Sie Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (§21 EStG). Alle Kosten, die mit der Vermietung zusammenhängen und nicht vom Mieter erstattet werden, können als Werbungskosten abgesetzt werden. Das betrifft auch Betriebskosten, die Sie vorgestreckt und nicht vollständig auf den Mieter umgelegt haben.

Welche Nebenkosten sind steuerlich absetzbar?

Als Vermieter können Sie grundsätzlich alle Ausgaben absetzen, die im Zusammenhang mit der Erzielung von Mieteinnahmen stehen. Bei den Betriebskosten gibt es dabei eine wichtige Unterscheidung:

• Durchlaufende Posten: Kosten, die Sie 1:1 an den Mieter weiterreichen (z. B. Müllgebühren), sind weder Einnahme noch Ausgabe für Sie – steuerlich neutral.
• Nicht umgelegte Betriebskosten: Wenn Sie bestimmte Kosten selbst tragen (z. B. Leerstandskosten), sind diese als Werbungskosten absetzbar.
• Differenzbeträge: Zahlen Mieter Vorauszahlungen, die am Ende zu niedrig waren, und der Mieter bestreitet die Nachzahlung, können Sie den Ausfall als Werbungskosten geltend machen.

Absetzbar sind außerdem: Hausverwaltergebühren, Steuerberatungskosten (soweit auf Vermietungseinkünfte entfallend), Kontoführungsgebühren für ein Vermieterkonto sowie Kosten für Fachliteratur und Software zur Erstellung der Abrechnung.

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Praxisbeispiel: CO2-Kostenteilung korrekt abrechnen und versteuern

Seit dem 1. Januar 2023 gilt das CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Vermieter müssen die CO2-Kosten aus Heizung und Warmwasser je nach energetischem Zustand des Gebäudes mit dem Mieter teilen. Ab 2026 ist dieses Stufenmodell vollständig in Kraft.

Ein konkretes Beispiel: Ihre Gasheizung verursacht CO2-Kosten von 300 Euro im Jahr. Ihr Gebäude hat einen spezifischen CO2-Ausstoß von 25 kg CO2 pro m² und Jahr – das entspricht Stufe D im Stufenmodell. Laut Gesetz trägt der Vermieter in dieser Stufe 50 Prozent der CO2-Kosten, also 150 Euro.

Diese 150 Euro dürfen Sie nicht auf den Mieter umlegen – sie sind aber als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung absetzbar. Den Mieteranteil (ebenfalls 150 Euro) weisen Sie in der Betriebskostenabrechnung aus und erhalten ihn über die Heizkostenabrechnung zurück.

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Kabelgebühren: Was die Abschaffung des Nebenkostenprivilegs bedeutet

Seit dem 1. Juli 2024 ist das sogenannte Nebenkostenprivileg für Kabelfernsehen endgültig abgeschafft. Das bedeutet: Vermieter dürfen die Kosten für einen Kabelanschluss nicht mehr als Betriebskosten auf Mieter umlegen – selbst wenn das im Mietvertrag noch so steht.

Für die Steuererklärung hat das direkte Folgen. Wenn Sie einen Kabelvertrag für das gesamte Haus abgeschlossen haben und diesen nun selbst zahlen müssen, sind diese Kosten nicht mehr als Werbungskosten absetzbar – es sei denn, Sie können nachweisen, dass die Kosten der Erhaltung des Mietobjekts dienen (was bei reinen TV-Kabelverträgen kaum möglich ist).

Handlungsempfehlung: Kündigen Sie bestehende Sammelverträge für Kabelfernsehen oder verhandeln Sie mit Ihren Mietern individuelle Lösungen. Prüfen Sie außerdem, ob Sie die Kosten für Gemeinschaftsantennenanlagen oder Breitbandinfrastruktur (Internet) möglicherweise weiterhin umlegen können – hier gelten andere Regeln.

Häufige Fehler bei Nebenkostenabrechnung und Steuer

Viele Vermieter machen bei der Kombination aus Betriebskostenabrechnung und Steuererklärung typische Fehler. Die häufigsten sind:

• Doppeltes Absetzen: Kosten, die der Mieter vollständig erstattet hat, werden trotzdem als Werbungskosten geltend gemacht. Das ist nicht zulässig und führt zu Nachzahlungen beim Finanzamt.
• Falsche Jahresabgrenzung: Betriebskosten müssen im Jahr des Zuflusses bzw. Abflusses verbucht werden – nicht im Abrechnungsjahr. Nachzahlungen des Mieters aus 2025 sind also Einnahmen in 2026.
• Verwaltungskosten als Betriebskosten: Kosten für die Buchführung oder Abrechnung dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden – wohl aber in der eigenen Steuererklärung abgesetzt werden.
• Fehlende Belege: Das Finanzamt kann alle Ausgaben belegt sehen wollen. Ohne Quittungen und Rechnungen riskieren Sie die Aberkennung von Werbungskosten.

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Praktische Tipps: So sparen Sie Zeit und vermeiden Ärger

Eine saubere Buchführung ist die Grundlage für eine korrekte Betriebskostenabrechnung und eine fehlerfreie Steuererklärung. Diese Tipps helfen Ihnen dabei:

• Separate Konten: Führen Sie für jede Mietimmobilie ein eigenes Konto. So behalten Sie den Überblick und können Einnahmen und Ausgaben klar zuordnen.
• Digitale Belegablage: Scannen Sie alle Rechnungen und Quittungen direkt nach Erhalt ein. So sind Sie bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.
• Abrechnungsfrist einhalten: Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Verpassen Sie diese Frist, verlieren Sie Ihren Nachzahlungsanspruch – steuerlich ändert das jedoch nichts an Ihrer Ausgabe.
• CO2-Kosten dokumentieren: Halten Sie den Energieausweis Ihres Gebäudes aktuell. Der dort ausgewiesene CO2-Ausstoß bestimmt, welche Stufe des CO2-Kostenaufteilungsgesetzes gilt.
• Steuerberater einbeziehen: Gerade bei mehreren Objekten lohnt es sich, einen auf Vermieter spezialisierten Steuerberater hinzuzuziehen. Dessen Honorar ist übrigens selbst absetzbar.

Zusammenfassung: Die wichtigsten Takeaways

• Betriebskosten und Steuern hängen direkt zusammen: Korrekt abgerechnete Nebenkosten schützen vor steuerlichen Nachforderungen und maximieren Ihre Werbungskosten.
• CO2-Kosten korrekt aufteilen: Der Vermieteranteil an den CO2-Kosten ist nicht umlagefähig, aber als Werbungskosten absetzbar – das Stufenmodell muss zwingend angewendet werden.
• Kabelgebühren nicht mehr umlegen: Seit Mitte 2024 ist das Nebenkostenprivileg für Kabelfernsehen abgeschafft – bestehende Verträge müssen geprüft und ggf. gekündigt werden.
• Fehler vermeiden: Doppeltes Absetzen, falsche Jahresabgrenzung und fehlende Belege sind die häufigsten Fehlerquellen – und alle drei lassen sich durch saubere Buchführung verhindern.
• Fristen einhalten: Die 12-monatige Abrechnungsfrist ist bindend. Verpassen Sie sie, verlieren Sie Ihren Nachzahlungsanspruch gegenüber dem Mieter.

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