Eine Nebenkostenabrechnung für ein ganzes Mehrfamilienhaus zu erstellen, kostet normalerweise Stunden – oder ein teures Software-Abo. Mehrere Mietparteien, unterschiedliche Wohnflächen, dazu eine Heizkostenabrechnung vom Messdienstleister (Techem, ista & Co.), die erst noch mit den kalten Betriebskosten zusammengeführt werden muss: Wer das jedes Jahr manuell in Excel nachbaut, verliert schnell einen ganzen Abend pro Abrechnungsperiode.

Für eine einzelne Eigentumswohnung reicht oft ein einfacher, automatisierter Weg – dafür gibt es unser KI-Tool zur Betriebskostenabrechnung. Sobald aber mehrere Einheiten und ein Messdienstleister ins Spiel kommen, sieht der Workflow anders aus. Genau dafür haben wir ein neues Video veröffentlicht, das wir hier kurz zusammenfassen.

Das Problem: Eine Abrechnung, mehrere Mietparteien

Bei einem Mehrfamilienhaus reicht es nicht, einmal eine Abrechnung zu erstellen. Jede Wohneinheit braucht ihr eigenes, korrektes Dokument – mit der richtigen Wohnfläche, den richtigen Vorauszahlungen und dem richtigen Anteil an Heiz- und Betriebskosten. Kommt dazu noch eine Heizkostenabrechnung eines Messdienstleisters wie Techem oder ista ins Spiel, müssen Verbrauchsdaten, Warmwasserkosten und die CO₂-Kostenaufteilung zusätzlich korrekt auf jede Einheit verteilt werden. Manuell ist das fehleranfällig – und genau diese Fehler machen eine Abrechnung im Zweifel anfechtbar.

So funktioniert der neue MFH-Workflow im Video

Statt die Verteilung von Hand nachzurechnen, laden Sie beim Nebenkosten-Assistenten die Heizkostenabrechnung und die Aufstellung der kalten Betriebskosten je nur ein einziges Mal hoch – nicht pro Wohnung. Die KI liest beide Dokumente aus und verteilt anschließend selbstständig alle Kostenpositionen auf sämtliche Einheiten des Hauses. Wie das im Detail aussieht, zeigen wir im folgenden Video:

Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots zu jedem einzelnen Klick finden Sie hier: Nebenkostenabrechnung fürs Mehrfamilienhaus erstellen →

Der Workflow in 7 Schritten

Im Video sehen Sie den kompletten Ablauf am Beispiel eines Hauses mit drei Wohneinheiten. Zusammengefasst – mit Fokus auf das Warum, nicht nur das Wie:

1. Fall wählen: Mehrfamilienhaus mit Messdienstleister. Dadurch weiß die KI von Anfang an, dass sie Verbrauchsdaten und CO₂-Aufteilung aus einer separaten Heizkostenabrechnung erwarten muss – nicht nur klassische Betriebskosten.

2. Anzahl der Wohneinheiten festlegen. Jede weitere Einheit im selben Haus wird günstiger – der Assistent ist für Mehrfamilienhäuser mit bis zu 6 Einheiten pro Haus kalkuliert, nicht nur für Einzelwohnungen.

3. Kostenarten optional vorauswählen. Dieser Schritt ist reine Kontrolle: Die KI erkennt ohnehin automatisch, welche Kostenpositionen in den hochgeladenen Dokumenten stehen.

Was kostet die Abrechnung für ein Mehrfamilienhaus?

Im Video wird das an einem Haus mit drei Einheiten durchgerechnet: Die erste Einheit kostet 17,99 €, die zweite 5,99 € und die dritte 3,99 € – zusammen 27,97 € inklusive Mehrwertsteuer, einmalig und ohne Abo. Je mehr Einheiten ein Haus hat, desto günstiger wird der Durchschnittspreis pro Wohnung.

Für wen lohnt sich der Workflow – und wo sind die Grenzen?

Der MFH-Workflow ist auf genau die Situation zugeschnitten, die viele Vermieter mit mehreren Mietparteien kennen: eine gemeinsame Heizkostenabrechnung vom Messdienstleister, die auf mehrere Wohnungen verteilt werden muss. Haben Sie dagegen nur eine einzelne Eigentumswohnung ohne separate Heizkostenabrechnung, reicht meist unser einfacheres KI-Tool zur Betriebskostenabrechnung vollkommen aus.

Wie bei jedem KI-gestützten Tool gilt: Die Künstliche Intelligenz unterstützt Sie bei der Verteilung und Erkennung der Daten – die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit der fertigen Abrechnung liegt weiterhin bei Ihnen als Vermieter. Nehmen Sie sich daher vor dem Versand kurz Zeit, die vorausgefüllten Werte zu prüfen.

Fazit

Eine Nebenkostenabrechnung für mehrere Mieter im selben Haus muss keine Excel-Fleißarbeit mehr sein. Ein Upload für das gesamte Haus, automatische Verteilung durch die KI, volle Kontrolle vor dem Versand – und am Ende eine fertige, rechtssichere PDF pro Wohneinheit.

Schauen Sie sich die vollständige Anleitung mit allen Screenshots an: Nebenkostenabrechnung fürs Mehrfamilienhaus erstellen →

Oder starten Sie direkt, wenn Sie nur eine einzelne Wohnung abzurechnen haben: Jetzt Betriebskostenabrechnung erstellen →