ETW Eigentümerwechsel: Betriebskostenabrechnung richtig

Du hast deine vermietete Eigentumswohnung im Herbst verkauft. Im Frühjahr meldet sich der Mieter und fragt nach der Betriebskostenabrechnung. Der Käufer verweist auf dich, du auf den Käufer. Genau diese Frage taucht bei jedem Eigentümerwechsel in der ETW auf: Wer ist eigentlich zuständig?

Die Antwort ist wichtig, weil Fehler richtig Geld kosten. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Verpasst der zuständige Vermieter diese Frist, verfällt in der Regel der Anspruch auf Nachzahlung. Dazu kommen der Zeitaufwand und das Risiko, bei Verkäufer und Käufer Abgrenzungen falsch zu berechnen.

In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, wie du die Betriebskostenabrechnung beim Eigentümerwechsel sauber abwickelst. Du erfährst, was mit dem Mietvertrag passiert und wie du die Kosten fair aufteilst. Am Ende findest du eine Checkliste und ein konkretes Praxisbeispiel. Der Stand ist 2026.

Was passiert beim Eigentümerwechsel mit dem Mietvertrag?

Beim Verkauf einer vermieteten Wohnung gilt der Grundsatz „Kauf bricht nicht Miete“. Er steht in § 566 BGB. Der Käufer tritt in alle Rechte und Pflichten aus dem bestehenden Mietvertrag ein. Der Mieter behält seine Wohnung zu unveränderten Bedingungen.

Ab wann gilt der Eintritt in den Mietvertrag?

Entscheidend ist nicht der Notartermin. Der Käufer wird erst mit der Umschreibung im Grundbuch neuer Eigentümer. Erst ab diesem Tag ist er Vermieter im Sinne des Gesetzes. Vorher bleibt der Verkäufer Vermieter, auch wenn der Kaufvertrag längst unterschrieben ist.

Viele Kaufverträge nennen zusätzlich einen Stichtag für „Nutzen und Lasten“. Dieser Stichtag regelt nur das Verhältnis zwischen Verkäufer und Käufer. Gegenüber dem Mieter zählt allein das Datum der Eigentumsumschreibung.

Kaution, Vorauszahlungen und Mitteilung an den Mieter

Mit dem Eintritt übernimmt der Käufer auch die Pflicht zur Rückzahlung der Mietkaution (§ 566a BGB). Der Verkäufer haftet daneben weiter, wenn der Mieter die Kaution vom Käufer nicht bekommt. Klärt deshalb die Kaution im Kaufvertrag ausdrücklich.

Der Mieter muss den Wechsel erfahren. Zahlt er bis dahin an den alten Vermieter, wird er nach § 566e BGB von seiner Zahlungspflicht frei. Schreibe ihn also zeitnah an. Nenne den neuen Eigentümer, das neue Konto und das Datum des Wechsels.

Rechtliche Grundlagen: Wer erstellt die Betriebskostenabrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung ist Pflicht des Vermieters. Die Grundlage bilden § 556 BGB und die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Der Mietvertrag legt fest, welche Kosten umgelegt werden und wie hoch die Vorauszahlungen sind. Ohne Vereinbarung im Mietvertrag sind Betriebskosten nicht umlagefähig.

Beim Eigentümerwechsel kommt es auf den Zeitpunkt an. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs gilt vereinfacht folgende Faustregel.

Fall 1: Der Abrechnungszeitraum endet vor dem Eigentumswechsel

Ist die Abrechnungsperiode vor der Grundbuchumschreibung beendet, bleibt der Verkäufer zuständig. Das gilt auch dann, wenn die Abrechnung erst nach dem Verkauf fällig wird. Guthaben und Nachzahlungen gehören dann grundsätzlich zum Verkäufer. Der Käufer muss diese Abrechnung nicht erstellen.

Praktisch ist das oft kompliziert, weil dem Verkäufer Unterlagen fehlen. Deshalb solltest du als Verkäufer die Abrechnung vor dem Verkauf abschließen. Das erspart dir Ärger.

Fall 2: Der Abrechnungszeitraum endet nach dem Eigentumswechsel

Endet die Periode erst nach der Umschreibung, ist der Käufer zuständig. Er erstellt die Betriebskostenabrechnung für das gesamte Abrechnungsjahr. Das schließt die Monate ein, in denen noch der Verkäufer Eigentümer war. Der Mieter bekommt also nur eine Abrechnung, nicht zwei.

Der Käufer braucht dafür die Daten des Verkäufers. Dazu gehören Zählerstände, Rechnungen und die Hausgeldabrechnung. Sichere dir diese Unterlagen schon im Kaufvertrag.

Beachte: Die Zwölf-Monats-Frist läuft für den zuständigen Vermieter. Mehr dazu findest du in unserem Beitrag Betriebskostenabrechnung: Fristen für Vermieter.

Betriebskostenabrechnung und Hausgeldabrechnung: Der Unterschied bei der ETW

In der Eigentumswohnung gibt es zwei Abrechnungen. Die Hausgeldabrechnung erstellt die WEG-Verwaltung für die Eigentümer. Die Betriebskostenabrechnung erstellst du für den Mieter. Beide sind nicht identisch.

Die Hausgeldabrechnung enthält Kosten, die du nicht umlegen darfst. Dazu zählen die Verwaltergebühr, die Instandhaltungsrücklage und Reparaturkosten. Du musst diese Posten aus der Hausgeldabrechnung herausrechnen. Nur Kosten nach § 2 BetrKV dürfen in die Mieterabrechnung.

Ein weiterer Punkt betrifft das Hausgeld selbst. Eine Nachzahlung aus der Hausgeldabrechnung wird mit dem Beschluss der Eigentümerversammlung fällig. Zahlen muss, wer zu diesem Zeitpunkt Eigentümer ist. Das kann der Käufer sein, obwohl die Kosten teils in die Verkäuferzeit fallen. Auch das regelst du am besten im Kaufvertrag.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Betriebskostenabrechnung beim Eigentümerwechsel

Mit diesem Ablauf behältst du den Überblick. Er funktioniert für Verkäufer und Käufer.

Schritt 1: Übergabestichtag festhalten

Notiere das Datum der Grundbuchumschreibung. Halte außerdem den Stichtag für Nutzen und Lasten aus dem Kaufvertrag fest. Beide Daten sind wichtig, aber für unterschiedliche Zwecke.

Schritt 2: Mietvertrag prüfen

Lies den Mietvertrag genau. Prüfe den Abrechnungszeitraum, den Umlageschlüssel und die Höhe der Vorauszahlungen. Kontrolliere, ob eine Betriebskostenpauschale oder eine Vorauszahlung vereinbart ist. Nur bei Vorauszahlung musst du jährlich abrechnen.

Schritt 3: Unterlagen vom Verkäufer sichern

Fordere alle Belege für das laufende Jahr an. Dazu gehören Rechnungen, Verbrauchswerte, die Hausgeldabrechnung und der Wirtschaftsplan. Lass dir auch die Zahlungseingänge des Mieters nachweisen.

Schritt 4: Mieter informieren

Teile dem Mieter den Eigentümerwechsel schriftlich mit. Gib die neue Kontoverbindung an. Der Mieter soll wissen, an wen er Miete und Vorauszahlungen zahlt.

Schritt 5: Umlagefähige Kosten herausfiltern

Übernimm aus der Hausgeldabrechnung nur umlagefähige Positionen. Verteile sie mit dem im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel. Wie das genau geht, zeigt unser Beitrag Umlageschlüssel-Formel: Berechnung mit Beispieltabelle.

Schritt 6: Abrechnung erstellen und fristgerecht versenden

Rechne alle Kosten des gesamten Abrechnungsjahres ab. Ziehe die gezahlten Vorauszahlungen ab. Versende die Abrechnung nachweisbar, am besten per Einwurfeinschreiben oder mit Zustellnachweis.

Schritt 7: Interne Aufteilung zwischen Verkäufer und Käufer

Gleiche danach intern aus. Üblich ist die zeitanteilige Aufteilung nach Tagen oder Monaten. Das Ergebnis solltest du schriftlich festhalten.

Rechenbeispiel: Eigentümerwechsel zum 1. Oktober

Ein Beispiel macht das greifbar. Die Wohnung hat 70 m². Das Eigentum geht am 1. Oktober 2025 auf den Käufer über. Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025. Die Zahlen sind vereinfacht.

• Umlagefähige Betriebskosten 2025: 2.760 Euro
• Vorauszahlungen des Mieters: 200 Euro pro Monat, also 2.400 Euro
• Nachzahlung des Mieters: 360 Euro

Der Zeitraum endet nach dem Wechsel. Der Käufer ist daher für die gesamte Abrechnung 2025 zuständig. Er muss sie bis spätestens 31. Dezember 2026 zustellen.

Für die interne Aufteilung rechnest du so:

• Verkäufer, 9 Monate: Kostenanteil 2.070 Euro, Vorauszahlungen 1.800 Euro, Saldo 270 Euro
• Käufer, 3 Monate: Kostenanteil 690 Euro, Vorauszahlungen 600 Euro, Saldo 90 Euro
• Gesamt: 270 Euro plus 90 Euro, also 360 Euro Nachzahlung

Der Mieter zahlt die 360 Euro an den Käufer. Davon entfallen 270 Euro wirtschaftlich auf die Zeit des Verkäufers. Ob der Käufer sie weitergibt, hängt von der Regelung im Kaufvertrag ab. Ohne klare Vereinbarung streiten beide oft Jahre.

Tipp: Auch die Höhe der Vorauszahlung solltest du prüfen. Eine zu niedrige Vorauszahlung führt zu hohen Nachzahlungen. Hilfe gibt der Beitrag Vorauszahlungen berechnen: Die richtige Höhe finden.

Aktuelle Besonderheiten 2026: CO2-Kosten und Kabelgebühren

Zwei Neuerungen betreffen deine Betriebskostenabrechnung besonders. Beide solltest du bei jedem Eigentümerwechsel prüfen.

CO2-Kostenteilung

Heizt das Haus mit Gas oder Öl, gilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz. Die CO2-Kosten teilen sich Vermieter und Mieter nach einem Stufenmodell. Je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto mehr trägt der Vermieter. Im ungünstigsten Fall sind das bis zu 95 Prozent.

Der Vermieteranteil ist nicht umlagefähig. Du musst die CO2-Kosten in der Heizkostenabrechnung getrennt ausweisen. Fehlt die Angabe, darf der Mieter seinen Anteil um drei Prozent kürzen. Beim Eigentümerwechsel brauchst du dafür die Brennstoffrechnungen des ganzen Jahres.

Kabelgebühren: Nebenkostenprivileg abgeschafft

Seit dem 1. Juli 2024 gibt es das Nebenkostenprivileg nicht mehr. Kosten für Kabelfernsehen über den Sammelvertrag der Eigentümergemeinschaft dürfen nicht mehr als Betriebskosten umgelegt werden. Das gilt auch für Abrechnungen für 2025 und 2026. Prüfe deshalb, ob alte Abrechnungsvorlagen des Verkäufers noch Kabelkosten enthalten. Eine Umlage ist nur noch möglich, wenn der Mieter selbst einen Vertrag abschließt.

Mehr zur Verteilung von Heizkosten findest du im Beitrag Heizkosten nach Verbrauch berechnen: Anleitung mit Beispiel.

Checkliste: Betriebskostenabrechnung beim Eigentümerwechsel

• Datum der Grundbuchumschreibung notiert
• Stichtag für Nutzen und Lasten im Kaufvertrag geregelt
• Mietvertrag auf Vorauszahlung, Umlageschlüssel und Abrechnungszeitraum geprüft
• Kaution und deren Übergabe im Kaufvertrag geregelt
• Mieter schriftlich über den Eigentümerwechsel informiert
• Neue Kontoverbindung mitgeteilt
• Alle Belege und Zählerstände des Verkäufers erhalten
• Hausgeldabrechnung auf nicht umlagefähige Kosten geprüft
• CO2-Kosten korrekt aufgeteilt und ausgewiesen
• Keine Kabelgebühren aus dem Sammelvertrag in der Abrechnung
• Abrechnung vor Ablauf der Zwölf-Monats-Frist zugestellt
• Interne Aufteilung zwischen Verkäufer und Käufer schriftlich festgehalten

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Diese Fehler passieren immer wieder. Mit etwas Vorbereitung vermeidest du sie.

• Zuständigkeit ungeklärt: Verkäufer und Käufer verlassen sich aufeinander. Am Ende kommt keine Abrechnung. Lege die Zuständigkeit schriftlich fest.
• Frist verpasst: Nach zwölf Monaten ist eine Nachforderung meist ausgeschlossen. Setze dir Erinnerungen im Kalender.
• Hausgeld ungeprüft übernommen: Verwaltergebühr und Rücklagen gehören nicht in die Mieterabrechnung. Prüfe jede Position.
• Zwei Abrechnungen an den Mieter: Der Mieter braucht nur eine Abrechnung für das ganze Jahr. Zwei Teilabrechnungen sorgen für Verwirrung.
• Mitteilung vergessen: Zahlt der Mieter weiter an den Verkäufer, entsteht Streit. Informiere ihn sofort.
• Alte Kabelgebühren: Die Umlage ist seit Juli 2024 unzulässig. Entferne sie aus der Vorlage.

Einen Überblick über weitere typische Stolperfallen findest du im Beitrag Die sieben häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung — und woran Vermieter sie selbst erkennen.

Tipps für die Praxis

Regelung im Kaufvertrag aufnehmen

Der Kaufvertrag ist dein wichtigstes Werkzeug. Nimm eine Klausel zur Betriebskostenabrechnung auf. Sie sollte Zuständigkeit, Aufteilung und Herausgabe der Unterlagen regeln. Auch die Kaution und offene Mietrückstände gehören hinein.

Zählerstände zum Stichtag dokumentieren

Rechtlich ist keine Zwischenablesung nötig, denn der Mieter bleibt ja gleich. Für die interne Abrechnung hilft sie trotzdem. Lies Heizung, Wasser und Strom am Übergabetag ab. Halte die Werte schriftlich fest, am besten mit Foto.

Mit der WEG-Verwaltung sprechen

Informiere die Hausverwaltung über den Wechsel. Frage nach dem Zeitplan für die Hausgeldabrechnung. Bitte um eine Aufstellung der umlagefähigen Kosten. Viele Verwalter liefern sie auf Anfrage.

Mieter transparent informieren

Ein offenes Schreiben schafft Vertrauen. Erkläre kurz, wer ab wann Vermieter ist. Kündige an, wann die nächste Abrechnung kommt. So vermeidest du Rückfragen und Verunsicherung.

Praxisbeispiel: Verkauf im Herbst, Abrechnung im Frühjahr

Frau Becker verkauft ihre vermietete 70-m²-Wohnung mit Eigentumsübergang zum 1. November 2025. Im Kaufvertrag legt sie fest, dass der Käufer die Abrechnung 2025 erstellt. Sie übergibt vorab alle Belege und Zählerstände. Der Käufer rechnet im März 2026 ab, der Mieter erhält eine einzige Abrechnung, und Frau Becker bekommt ihren Anteil an der Nachzahlung zeitanteilig für zehn Monate erstattet.