Nebenkostenabrechnung Eigentumswohnung mit KI erstellen

Die Hausgeldabrechnung für 2025 liegt vor dir, und dein Mieter wartet auf seine Nebenkostenabrechnung. Du hast die Zahlen, aber nicht die Abrechnung: Die Hausverwaltung hat nach Wohnungseigentumsrecht abgerechnet, dein Mieter braucht eine Abrechnung nach Mietrecht. Dazwischen liegen Positionen, die du nicht weitergeben darfst, Beträge, die nur auf einem Bescheid stehen, und eine Frist, die für das Abrechnungsjahr 2025 am 31. Dezember 2026 endet.

In diesem Artikel erfährst du, worauf es bei der Betriebskostenabrechnung für eine vermietete Eigentumswohnung ankommt, welche Stolperfallen immer wieder auftreten und wie der Wizard des Nebenkosten-Assistenten dich Frage für Frage durch die Abrechnung führt. Rechtsstand ist Oktober 2026.

Hausgeldabrechnung ist keine Betriebskostenabrechnung

Die Hausgeldabrechnung ist die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft. Sie zeigt, was die Wohnung dich insgesamt kostet. Dein Mieter schuldet aber nur das, was im Mietvertrag als Betriebskosten vereinbart ist und in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) steht. Die Grundlage ist § 556 BGB.

Das Hausgeld enthält deshalb zwei Arten von Kosten:

• Betriebskosten wie Müllabfuhr, Hausmeister, Gebäudeversicherung, Allgemeinstrom, Wasser und Heizung. Sie kannst du auf den Mieter umlegen, wenn der Mietvertrag es vorsieht.
• Eigentümerkosten wie Verwaltervergütung, Zuführung zur Erhaltungsrücklage und Reparaturen. Sie trägst du selbst.

Eine Hausgeldabrechnung eins zu eins weiterzugeben, ist deshalb einer der häufigsten Fehler. Eine Übersicht dazu findest du im Beitrag Die häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

Die Frist: zwölf Monate, auch ohne WEG-Beschluss

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Danach kannst du Nachzahlungen in der Regel nicht mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Guthaben musst du dem Mieter dagegen auch nach Fristablauf auszahlen.

Wichtig bei Eigentumswohnungen: Die Frist läuft auch dann, wenn die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen hat. Der Bundesgerichtshof hat das 2017 entschieden (VIII ZR 249/15). Ein fehlender Beschluss entschuldigt die Verspätung nicht ohne Weiteres. Du solltest dich aktiv um die Unterlagen bemühen und die Verwaltung schriftlich anfragen.

Eine Fristverlängerung mit dem Mieter zu vereinbaren, bringt nichts. Sie wäre nach § 556 Abs. 4 BGB unwirksam. Mehr zur Frist liest du im Beitrag Abrechnungsfrist: Was der BGH aktuell sagt.

Was draußen bleibt: nicht umlagefähige Positionen

Bei der Hausgeldabrechnung gehören diese Posten nicht in die Mieterabrechnung. Die Abgrenzung ergibt sich aus § 1 Abs. 2 BetrKV:

• Verwaltervergütung, Kontoführung, Porto: Verwaltungskosten.
• Zuführung zur Erhaltungsrücklage: Rücklage für Instandhaltung.
• Reparaturen und Instandsetzungen: Auch wenn sie unter einer Kostenart wie „Aufzug“ stehen, ist nur die Wartung umlagefähig.
• Sonderumlagen: Sie finanzieren meist Erhaltungsmaßnahmen und sind dann nicht umlagefähig.

Zwei weitere Posten werden gern übersehen. Gebühren für Kabelfernsehen aus einem Sammelvertrag darfst du seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlegen, in einer Abrechnung für 2025 haben sie nichts mehr zu suchen. Und bei Rauchwarnmeldern ist die Miete der Geräte nicht umlagefähig (BGH VIII ZR 379/20), die Wartung dagegen schon, wenn der Mietvertrag sie ausdrücklich nennt (BGH VIII ZR 117/21). Eine vollständige Liste liefert der Beitrag Nicht umlagefähige Kosten.

Vier Stolperfallen bei der Eigentumswohnung

1. Der Grundsteuerbescheid fehlt in der Hausgeldabrechnung

Die Grundsteuer läuft bei Eigentumswohnungen meist nicht über die Hausverwaltung. Der Bescheid kommt direkt an dich. Sie steht deshalb in der Hausgeldabrechnung häufig gar nicht, ist aber nach § 2 Nr. 1 BetrKV umlagefähig. Maßgeblich ist der Betrag laut Bescheid für das Abrechnungsjahr. Wer den Vorjahreswert übernimmt, rechnet mit seit der Reform 2025 oft falschen Zahlen. Mehr dazu im Beitrag Grundsteuerreform und Nebenkostenabrechnung.

Liegt der Bescheid noch nicht vor, hilft ein Urteil vom 20. Mai 2026 (BGH VIII ZR 6/24). Ist der Bescheid ohne dein Verschulden noch nicht erlassen oder läuft ein Einspruch gegen die Grundlagenbescheide, kannst du die Grundsteuer später nachfordern. Das geht nur, wenn du die Nachforderung in der Abrechnung vorbehältst und sie nach Wegfall des Hindernisses im Regelfall binnen drei Monaten geltend machst. Liegt der Bescheid dagegen vor und ist nur nicht zur Hand, ist das kein Hindernis. Dann gehört die Grundsteuer in die fristgerechte Abrechnung.

2. CO₂-Kosten: schon abgezogen oder nicht?

Seit 2023 teilen sich Vermieter und Mieter die CO₂-Kosten für Heizung und Warmwasser. Nach dem CO2-Kostenaufteilungsgesetz richtet sich dein Anteil nach einem Stufenmodell, das vom CO₂-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter und Jahr abhängt: von 0 Prozent bei unter 12 kg bis 95 Prozent ab 52 kg. Das gilt nicht für Wärmepumpen und andere reine Stromheizungen.

Die Falle liegt in der Heizkostenabrechnung. Manche Abrechnungen weisen den Vermieteranteil nur nachrichtlich aus, andere haben ihn vom Heizkostenbetrag schon abgezogen. Doppelt abziehen oder gar nicht abziehen ergibt eine falsche Abrechnung. Fehlen die Angaben zu CO₂-Kosten und Einstufung ganz, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil nach § 7 Abs. 4 CO2KostAufG um 3 Prozent kürzen. Details findest du im Beitrag CO₂-Kosten aufteilen.

3. Stellplatz oder Garage

Gehört ein Stellplatz zur Wohnung, steht er in der Hausgeldabrechnung oft als eigene Zeile. Ob seine Kosten in die Abrechnung der Wohnung gehören, hängt vom Mietvertrag ab. Ist der Stellplatz im selben Vertrag mitvermietet, dürfen seine Betriebskosten mit abgerechnet werden, soweit der Vertrag ihre Umlage vorsieht. Hat der Stellplatz einen eigenen Vertrag oder ist er gar nicht an diesen Mieter vermietet, gehören die Kosten nicht in die Abrechnung der Wohnung.

4. Mieterwechsel im Jahr

Zieht im Abrechnungsjahr ein Mieter aus und ein neuer ein, brauchst du für jedes Mietverhältnis eine eigene Abrechnung. Die Kosten werden zeitanteilig aufgeteilt, die Heizkosten anhand der Ablesungen oder, wenn keine Zwischenablesung vorliegt, nach Gradtagszahlen. Auch der Eigentümerwechsel hat eigene Regeln, siehe ETW Eigentümerwechsel: Betriebskostenabrechnung richtig.

Die Abrechnung mit dem Wizard: so läuft es ab

Der Nebenkosten-Assistent ist für genau diese Aufgabe gebaut: vermietete Eigentumswohnung, Hausgeldabrechnung als Ausgangspunkt. Statt eines Formulars mit Dutzenden Feldern führt dich ein Wizard Frage für Frage. Im Video in diesem Artikel siehst du den Ablauf in gut drei Minuten.

1. Unterlagen hochladen. Du lädst die Hausgeldabrechnung und, falls sie separat vorliegt, die Heizkostenabrechnung hoch. Ein Foto vom Handy ist ebenfalls möglich. Namen und Adressen werden vor der Berechnung entfernt.
2. Ein paar Fragen beantworten. Während der Assistent deine Unterlagen liest, fragt er nur, was darin nicht steht: ganzes Jahr oder Mieterwechsel, Vorauszahlungen, Grundsteuerbescheid, Stellplatz. Meist dauert das wenige Minuten.
3. Vorschau ansehen, dann entscheiden. Du siehst die Positionen der Abrechnung, bevor du bezahlst. Erst wenn alles passt, bestellst du die fertigen Dokumente.

Was der Assistent für dich prüft

Die Abrechnung entsteht nicht aus einem Textbaukasten. Der Wizard gleicht deine Unterlagen und Antworten mit festen Regeln ab, die den hier beschriebenen Vorgaben entsprechen:

• Nicht umlagefähige Posten wie Verwaltervergütung, Rücklage oder Rauchmelder-Miete zeigt er dir als „Diese Posten bleiben draußen“, bevor sie in die Abrechnung wandern.
• Kabelgebühren nimmt er ab dem Abrechnungsjahr 2025 heraus.
• CO₂-Anteil: Ist unklar, ob dein Anteil schon abgezogen ist, fragt er nach, statt zu raten.
• Grundsteuer: Fehlt sie in der Hausgeldabrechnung, fragt er nach dem Bescheid und danach, ob dieser noch aussteht.
• Stellplatz: Er fragt, in welchem Vertrag er vermietet ist.
• Auffällige Beträge: Ein Betrag, der im Vergleich zu ortsüblichen Werten stark abweicht, wird dir zur Kontrolle vorgelegt, damit ein Lesefehler nicht in die Abrechnung läuft.
• Rechtsprechung: Das Dokument für dich enthält Hinweise zu einschlägigen Urteilen, die zu deinem Fall passen.

Das Ergebnis ist ein Prüfvorgang, keine Garantie. Du bleibst der Vermieter und prüfst die Abrechnung vor dem Versand. Der Assistent nimmt dir die Rechenarbeit und das Nachschlagen ab, aber keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Was du am Ende in der Hand hast

Nach der Bestellung erhältst du:

• Die Abrechnung für deinen Mieter, versandfertig, mit Ausweis der Leistungen nach § 35a EStG.
• Hinweise für dich mit nächsten Schritten und dem Ortsvergleich deiner Kosten. Dieses Dokument geht deinen Mieter nichts an.
• Ein Musterschreiben zur Anpassung der Vorauszahlung, falls sich eine Anpassung lohnt (§ 560 Abs. 4 BGB). Wie du sie kommunizierst, steht im Beitrag Vorauszahlung anpassen.

Für wen es passt, und für wen nicht

Der Wizard ist für Eigentümer gedacht, die eine Eigentumswohnung vermieten und deren Hausgeldabrechnung vorliegt. Er passt, wenn du die Wohnung vollständig an einen Mieter vermietest. In diesem Fall musst du die WEG-Kosten nicht noch einmal nach einem anderen Schlüssel umrechnen: Der in der Hausgeldabrechnung ausgewiesene Anteil deiner Einheit ist der Betrag, den du weitergibst.

Bei Mehrfamilienhäusern, gemischt genutzten Häusern mit Gewerbe oder mehreren Einheiten im selben Haus ist die Abrechnung aufwendiger. Dafür gibt es den persönlichen Abrechnungsservice. Wer lieber selbst rechnet, findet im Vergleich Excel-Vorlage oder KI-Tool, wo die Grenzen einer Tabelle liegen.

Checkliste: Betriebskostenabrechnung für die Eigentumswohnung

• Hausgeldabrechnung und gegebenenfalls Heizkostenabrechnung liegen vor
• Mietvertrag geprüft: Welche Betriebskosten sind vereinbart?
• Verwaltervergütung, Rücklage, Reparaturen und Sonderumlagen herausgenommen
• Grundsteuer laut Bescheid für das Abrechnungsjahr eingetragen, nicht der Vorjahreswert
• Kabelgebühren und Rauchmelder-Miete nicht angesetzt
• CO₂-Anteil des Vermieters genau einmal berücksichtigt
• Stellplatzkosten nur, wenn er im selben Mietvertrag vermietet ist
• Vorauszahlungen für den richtigen Zeitraum berücksichtigt
• Abrechnung vor dem 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter

Fazit

Aus einer Hausgeldabrechnung wird eine Mieterabrechnung, wenn du die Eigentümerkosten herausnimmst, die Grundsteuer ergänzt, CO₂-Anteil und Stellplatz richtig einordnest und die Frist einhältst. Der Wizard nimmt dir dabei die Fragen ab, die dein Dokument offenlässt, und gleicht deine Angaben mit festen Regeln zu den aktuellen Vorgaben ab. Die Vorschau kostet nichts, bezahlt wird erst für die fertigen Dokumente. Wenn deine Abrechnung für 2025 noch offen ist, lohnt es sich, nicht bis Dezember zu warten.