Wer eine oder eine Handvoll Wohnungen vermietet, rechnet die Nebenkosten meistens in Excel ab. Das ist völlig legitim. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Programm vor — es schreibt vor, was in der Abrechnung stehen muss und bis wann sie beim Mieter sein muss. Eine sauber aufgebaute Tabelle erfüllt beides.

Trotzdem landen jedes Jahr Abrechnungen vor Gericht, die in Excel entstanden sind. Nicht weil Excel schlecht rechnet, sondern weil die Tabelle bestimmte Dinge nicht weiß: dass ein Mieter im Juni ausgezogen ist. Dass die Grundsteuer nicht zeitanteilig, sondern nach Fläche umgelegt gehört. Dass bei Heizkosten seit 2023 eine zusätzliche Aufteilung fällig wird.

Dieser Artikel macht beides: Er zeigt, wie Sie mit unserer kostenlosen Vorlage in sechs Schritten zu einer vollständigen Abrechnung kommen — und er benennt die vier Stellen, an denen Sie mit Excel allein nicht weiterkommen. Damit Sie vorher wissen, worauf Sie achten müssen, statt es hinterher vom Mieter zu hören.

Was in einer Nebenkostenabrechnung stehen muss

Bevor es an die Tabelle geht, der Rahmen. Der Bundesgerichtshof hat in ständiger Rechtsprechung vier Bestandteile herausgearbeitet, die eine Betriebskostenabrechnung enthalten muss, damit sie formell wirksam ist:

• Zusammenstellung der Gesamtkosten — welche Kostenarten sind angefallen, in welcher Höhe, für das gesamte Objekt.
• Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels — nach welchem Maßstab wird umgelegt: Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch, Einheiten.
• Berechnung des Anteils — der rechnerische Weg von den Gesamtkosten zum Betrag dieses einen Mieters.
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen — was der Mieter im Abrechnungszeitraum bereits gezahlt hat.

Fehlt einer dieser vier Punkte, ist die Abrechnung formell unwirksam. Das ist keine Formalie mit Nachbesserungsmöglichkeit: Ist die Abrechnungsfrist zu diesem Zeitpunkt abgelaufen, entfällt der Nachzahlungsanspruch vollständig — auch wenn die Beträge inhaltlich stimmen.

Die zweite harte Grenze ist die Zeit. Nach § 556 Absatz 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Für das Kalenderjahr 2025 bedeutet das: bis zum 31. Dezember 2026. Nicht abgeschickt — zugegangen. Nach Fristablauf können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben müssen Sie dagegen weiterhin auszahlen.

Die kostenlose Excel-Vorlage: was drin ist

Unsere Vorlage ist für Vermieter mit ein bis acht Einheiten gebaut. Sie ist kostenlos, verlangt keine Registrierung und enthält mehrere vorbereitete Arbeitsblätter:

• Stammdaten — Objekt, Gesamtfläche, Abrechnungszeitraum, Mietparteien mit Ein- und Auszugsdatum.
• Kostenerfassung — die 17 Kostenarten nach § 2 Betriebskostenverordnung, jeweils mit Feld für Betrag und Verteilerschlüssel.
• Verteilung — die Umlage auf die einzelnen Einheiten, mit hinterlegten Formeln.
• Einzelabrechnung — das Blatt, das der Mieter am Ende bekommt.

Die Formeln sind bereits gesetzt. Sie tragen Zahlen ein, die Umlage rechnet sich. Was die Vorlage Ihnen abnimmt, ist die Rechenarbeit und die Struktur — was sie Ihnen nicht abnimmt, ist die Entscheidung, welche Kosten überhaupt umlagefähig sind und welcher Schlüssel der richtige ist.

In sechs Schritten zur fertigen Abrechnung

Schritt 1: Abrechnungszeitraum festlegen

Üblich ist das Kalenderjahr. Zwingend ist es nicht — der Zeitraum darf zwölf Monate nicht überschreiten, muss aber nicht am 1. Januar beginnen. Wichtig ist nur, dass Sie ihn beibehalten. Ein Wechsel mitten im Mietverhältnis führt regelmäßig zu Streit, weil Vorauszahlungen und Kosten dann nicht mehr sauber zuzuordnen sind.

Schritt 2: Belege sammeln und sortieren

Sammeln Sie alles, was im Zeitraum angefallen ist: Grundsteuerbescheid, Versicherungspolicen, Rechnungen für Hausmeister, Gartenpflege, Schornsteinfeger, Müllabfuhr, Wasser und Abwasser, Heizung, Aufzug, Allgemeinstrom, Straßenreinigung. Entscheidend ist bei den meisten Positionen der Zeitraum, dem die Leistung zuzuordnen ist — nicht das Rechnungsdatum.

Schritt 3: Umlagefähigkeit prüfen

Hier trennt sich Spreu von Weizen. Umlagefähig sind nur die in § 2 BetrKV aufgezählten Betriebskosten, und nur wenn der Mietvertrag ihre Umlage überhaupt vereinbart. Nicht umlagefähig sind insbesondere:

• Instandhaltung und Instandsetzung — die Reparatur der Heizung ist Ihre Sache, die Wartung ist umlagefähig.
• Verwaltungskosten — Ihr eigener Aufwand, Kontoführung, Porto, das Honorar der Hausverwaltung.
• Leerstandskosten — was auf leerstehende Einheiten entfällt, tragen Sie selbst.
• Rücklagen — Zuführungen zur Instandhaltungsrücklage sind keine Betriebskosten.

Die Grenze zwischen Wartung und Instandsetzung ist der häufigste Streitpunkt überhaupt. Faustregel: Was den bestimmungsgemäßen Gebrauch erhält und regelmäßig anfällt, ist Wartung. Was einen Schaden behebt oder einen Zustand wiederherstellt, ist Instandsetzung.

Schritt 4: Verteilerschlüssel festlegen

Der Schlüssel ergibt sich zuerst aus dem Mietvertrag. Steht dort nichts, gilt nach § 556a BGB die Wohnfläche. Zwei Ausnahmen sind zwingend:

• Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach der Heizkostenverordnung zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent verbrauchsabhängig verteilt werden.
• Müllgebühren dürfen nach Personenzahl verteilt werden, wenn der Vertrag das vorsieht.

Schritt 5: Vorauszahlungen gegenrechnen

Ziehen Sie ab, was der Mieter tatsächlich im Abrechnungszeitraum gezahlt hat — nicht, was er hätte zahlen sollen. Bei Mietrückständen ist das ein Unterschied, der später zu erheblichem Ärger führt.

Schritt 6: Abrechnung versenden und Zugang sichern

Der Zugang muss im Streitfall beweisbar sein. Ein Einwurf-Einschreiben oder die persönliche Übergabe mit Zeugen sind belastbar. Eine einfache E-Mail ist es nur, wenn der Mietvertrag elektronische Zustellung ausdrücklich vorsieht.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Damit die Schritte greifbar werden, hier ein vollständiger Fall. Zweifamilienhaus, 200 Quadratmeter Gesamtfläche, zwei Einheiten à 100 Quadratmeter, beide ganzjährig vermietet. Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr.

Für die flächenabhängigen Positionen ist die Rechnung simpel: Jede Einheit trägt die Hälfte, weil jede die Hälfte der Fläche hat. Bei 1.770 Euro flächenabhängigen Kosten sind das 885 Euro je Mieter.

Bei den Heizkosten wird es anspruchsvoller. Von den 3.400 Euro werden nach dem gewählten Schlüssel 30 Prozent — also 1.020 Euro — nach Fläche verteilt, das sind 510 Euro je Einheit. Die restlichen 2.380 Euro gehen nach abgelesenem Verbrauch. Hat Einheit A 60 Prozent der Verbrauchseinheiten, zahlt sie 1.428 Euro plus 510 Euro Grundkosten, zusammen 1.938 Euro. Einheit B kommt auf 952 plus 510, also 1.462 Euro.

Mieter A landet damit bei 885 plus 1.938 Euro plus seinem Wasseranteil. Hat er monatlich 250 Euro vorausgezahlt, stehen 3.000 Euro Vorauszahlung gegen rund 3.100 Euro Kosten — eine Nachforderung von etwa 100 Euro.

Der Punkt an diesem Beispiel: Bis hierher rechnet Excel zuverlässig. Alle Werte sind Multiplikationen und Divisionen mit festen Faktoren. Sobald aber Einheit B im Juli den Mieter wechselt, brauchen Sie eine Zwischenablesung, zwei getrennte Verbrauchszeiträume, eine tagesgenaue Aufteilung der Flächenkosten und eine saubere Zuordnung der Vorauszahlungen beider Mieter. Aus einer Spalte werden vier.

Welche Kosten umlagefähig sind — und welche nicht

Die häufigste Ursache für berechtigte Widersprüche ist nicht ein Rechenfehler, sondern eine Position, die gar nicht hätte auftauchen dürfen. Die folgende Gegenüberstellung deckt die typischen Zweifelsfälle ab:

Besonders tückisch ist die letzte Zeile beim Hausmeister. Erledigt Ihr Hausmeister sowohl Reinigung als auch kleine Reparaturen, müssen Sie seine Vergütung aufteilen — der Reparaturanteil ist nicht umlagefähig. Fehlt diese Aufteilung, kann der Mieter die gesamte Position bestreiten. Vereinbaren Sie deshalb schon im Vertrag mit dem Hausmeister eine getrennte Ausweisung.

Ähnlich verhält es sich mit Wartungsverträgen, die eine Reparaturpauschale enthalten. Der Wartungsteil ist umlagefähig, die Reparaturpauschale nicht. Steht auf der Rechnung nur eine Summe, brauchen Sie vom Dienstleister eine Aufschlüsselung.

Die vier Stellen, an denen Excel an seine Grenzen stößt

Bis hierhin trägt die Tabelle. Ab hier wird es heikel — und zwar unabhängig davon, wie sorgfältig Sie arbeiten.

1. Mieterwechsel im Abrechnungszeitraum

Zieht ein Mieter im Juni aus und der nächste im August ein, müssen die Kosten zeitanteilig aufgeteilt werden — aber nicht alle nach demselben Prinzip. Verbrauchsabhängige Kosten wie Heizung und Wasser gehören nach tatsächlichem Verbrauch getrennt, was eine Zwischenablesung voraussetzt. Flächenabhängige Kosten wie Grundsteuer und Versicherung werden nach Tagen aufgeteilt. Und die zwei Monate Leerstand dazwischen tragen Sie selbst.

In Excel bedeutet das drei verschiedene Rechenwege in derselben Spalte. Eine Standardvorlage kann das nicht abbilden, weil sie nicht weiß, welche Kostenart welchem Prinzip folgt.

2. Heizkosten und die CO2-Aufteilung

Seit dem 1. Januar 2023 gilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz. Der CO2-Preis auf Erdgas und Heizöl wird zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt — nach einem zehnstufigen Modell, das sich am energetischen Zustand des Gebäudes orientiert. Je schlechter die Bilanz, desto höher Ihr Anteil, bis zu 95 Prozent.

Diese Aufteilung muss in der Abrechnung ausgewiesen werden. Sie ist mit einer normalen Vorlage nicht darstellbar, weil sie eine Kennzahl voraussetzt, die Sie erst berechnen müssen: den CO2-Ausstoß pro Quadratmeter und Jahr.

3. Der Nachweis, dass Ihre Kosten normal sind

Nach dem Wirtschaftlichkeitsgebot dürfen Sie nur Kosten umlegen, die ein wirtschaftlich vernünftig handelnder Vermieter ebenfalls verursacht hätte. Widerspricht ein Mieter mit dem Argument, die Hausmeisterkosten seien überhöht, brauchen Sie einen Vergleichsmaßstab. Excel liefert den nicht — Ihre Tabelle kennt nur Ihre eigenen Zahlen.

4. Die Frage, ob die Abrechnung formal hält

Die vier Pflichtbestandteile sind eine Checkliste, die Sie abarbeiten können. Ob Ihre konkrete Abrechnung sie erfüllt, sehen Sie in Ihrer eigenen Tabelle aber schlecht — schlicht weil Sie sie selbst gebaut haben und deshalb wissen, was gemeint ist. Der Mieter weiß es nicht, und im Zweifel entscheidet, wie es für einen durchschnittlichen Empfänger verständlich ist.

Wo Sie weitermachen können

Für ein Objekt mit zwei bis drei Einheiten, unverändertem Mieterbestand und ohne eigene Heizkostenabrechnung reicht die Vorlage aus. Das ist der Regelfall bei Einliegerwohnungen und kleinen Zweifamilienhäusern, und dafür ist sie gebaut.

Sobald einer der vier Punkte oben zutrifft, lohnt der Blick auf ein Werkzeug, das die Fallunterscheidungen kennt. Wenn Sie bereits eine Hausverwaltungsabrechnung vorliegen haben, können Sie sie hochladen — die Positionen werden ausgelesen, den Einheiten zugeordnet und in eine fertige Einzelabrechnung überführt, inklusive der zeitanteiligen Aufteilung bei Mieterwechsel und der CO2-Aufteilung.

Und wenn Ihre Abrechnung fertig ist, ganz gleich womit erstellt: Lassen Sie sie einmal gegenprüfen, bevor sie rausgeht. Ein kostenloser Selbsttest zeigt Ihnen in wenigen Minuten, ob Ihre Kostenpositionen im üblichen Rahmen liegen und ob es formale Auffälligkeiten gibt. Das ist der günstigste Moment für eine Korrektur — jeder spätere kostet Sie Verhandlungsspielraum.

Häufige Fragen

Ist eine Nebenkostenabrechnung aus Excel formell wirksam?

Ja. Das Gesetz stellt keine Anforderungen an das verwendete Programm, sondern an den Inhalt. Enthält Ihre Tabelle die vier Pflichtbestandteile und geht sie fristgerecht zu, ist sie so wirksam wie jede andere.

Muss ich die Belege mitschicken?

Nein. Sie müssen dem Mieter aber auf Verlangen Einsicht in die Originalbelege gewähren. Ein pauschaler Verweis auf die eigene Tabelle genügt dafür nicht.

Was passiert, wenn ich die Zwölf-Monats-Frist verpasse?

Der Nachzahlungsanspruch entfällt endgültig. Sie können die Abrechnung zwar noch erstellen und müssen ein etwaiges Guthaben auch auszahlen — Geld verlangen können Sie nicht mehr. Eine Ausnahme gilt nur, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben, etwa weil ein Versorger die Jahresrechnung verspätet gestellt hat.

Kann ich die Vorlage für ein Mehrfamilienhaus mit zehn Parteien nutzen?

Technisch ja, praktisch wird es unübersichtlich. Ab etwa acht Einheiten steigt die Zahl der Sonderfälle so stark, dass der Zeitgewinn gegenüber einem spezialisierten Werkzeug verschwindet.

Im nächsten Teil der Serie geht es darum, welche Fehler in fertigen Abrechnungen am häufigsten stecken — und woran Sie sie in Ihrer eigenen erkennen.