Du vermietest die Einliegerwohnung in deinem Haus. Es gibt einen Gaszähler, einen Wasserzähler und eine Heizung für alle. Jetzt fragst du dich: Wie trenne ich meine Kosten von denen des Mieters? Genau an dieser Frage scheitern viele private Vermieter.

Bei der Nebenkostenabrechnung für die Einliegerwohnung (kurz: ELW) fehlen oft getrennte Zähler. Du musst Kosten aufteilen, die du selbst mitverursachst. Das kostet Zeit und birgt ein hohes Fehlerrisiko. Ein Fehler kann dazu führen, dass du Geld nicht zurückbekommst oder Kürzungen hinnehmen musst.

Dieser Artikel gibt dir einen klaren Überblick. Du lernst die rechtlichen Grundlagen kennen und siehst ein Rechenbeispiel. Du erfährst, wie du Warmwasser mit der Warmwasserformel verteilst. Am Ende findest du eine Checkliste und Tipps für die Prüfung deiner Abrechnung.

Was ist bei der Nebenkostenabrechnung für die Einliegerwohnung anders?

Eine Einliegerwohnung ist eine kleine, abgeschlossene Wohneinheit im Haus des Eigentümers. Oft liegt sie im Keller, im Dachgeschoss oder im Anbau. Rechtlich ist sie eine normale Mietwohnung. Das Mietrecht gilt also vollständig.

Der Unterschied liegt in der Technik. In großen Mehrfamilienhäusern gibt es meist Messdienstleister und Zähler für jede Einheit. In der ELW teilen sich zwei Parteien oft eine Heizung, einen Hausanschluss und einen Garten. Du musst deshalb selbst entscheiden, wie du verteilst.

Dabei gilt ein wichtiger Grundsatz: Der Mieter trägt nur die Kosten, die auf seine Wohnung entfallen. Deinen eigenen Anteil musst du herausrechnen. Das gilt für Grundsteuer, Versicherung, Müll und Heizung gleichermaßen.

Rechtliche Grundlagen: BGB, BetrKV und HeizkostenV

Welche Kosten darfst du umlegen?

Nach § 556 BGB dürfen Betriebskosten nur umgelegt werden, wenn du das im Mietvertrag vereinbart hast. Was Betriebskosten sind, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dort steht ein fester Katalog. Dazu gehören zum Beispiel:

• Grundsteuer und Gebäudeversicherung
• Wasser, Abwasser und Müllabfuhr
• Heizung und Warmwasser
• Schornsteinfeger und Gartenpflege
• Allgemeinstrom, etwa für den Hausflur

Nicht umlagefähig sind Reparaturen, Verwaltungskosten und Instandhaltungsrücklagen. Diese Kosten trägst du als Vermieter selbst. Auch eine Wartung kann nur teilweise umlagefähig sein, je nach Vertrag und Art der Leistung.

Fristen nach § 556 Abs. 3 BGB

Du musst die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Für das Jahr 2025 endet die Frist also am 31.12.2026. Kommt die Abrechnung später, kannst du Nachzahlungen in der Regel nicht mehr verlangen. Guthaben musst du aber trotzdem auszahlen.

Der Mieter hat ebenfalls zwölf Monate Zeit für Einwendungen. Alle Details dazu findest du im Beitrag Betriebskostenabrechnung: Fristen für Vermieter.

Heizkostenverordnung und die Ausnahme für kleine Häuser

Heizung und Warmwasser regelt die Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Sie verlangt, dass du mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch verteilst. Den Rest verteilst du nach der Wohnfläche.

Es gibt eine wichtige Ausnahme für die ELW. Hat das Haus nur zwei Wohnungen und wohnst du selbst in einer davon, gilt die HeizkostenV grundsätzlich nicht. Du und dein Mieter könnt die Verteilung dann frei vereinbaren. Das gilt aber nur, wenn die Voraussetzungen von Anfang an vorlagen. Prüfe das im Zweifel mit deinem Mietvertrag.

Aktuelle Regeln 2026: CO2-Kosten und Kabelgebühren

Seit 2023 gilt die CO2-Kostenteilung. Der CO2-Preis auf Gas und Heizöl wird zwischen Mieter und Vermieter geteilt. Die Aufteilung hängt vom CO2-Ausstoß deines Gebäudes pro Quadratmeter ab. Ist das Haus energetisch schlecht, trägst du bis zu 95 Prozent der CO2-Kosten.

Der Brennstofflieferant weist die CO2-Kosten auf seiner Rechnung aus. Diese Angabe brauchst du für die Abrechnung. Du musst die Kosten getrennt zeigen und den Verteilschlüssel nennen. Für 2026 liegt der Preis im gesetzlichen Korridor von 55 bis 65 Euro pro Tonne.

Eine weitere Änderung betrifft Kabelfernsehen. Das sogenannte Nebenkostenprivileg ist seit dem 1. Juli 2024 abgeschafft. Kabelgebühren darfst du nicht mehr über die Betriebskosten umlegen. Dein Mieter schließt einen eigenen Vertrag ab. Der Strom für eine Gemeinschaftsantenne bleibt dagegen umlagefähig.

Schritt für Schritt zur Abrechnung der Einliegerwohnung

Schritt 1: Mietvertrag prüfen

Schau zuerst in den Mietvertrag. Steht dort, welche Betriebskosten der Mieter trägt? Ist nur „Nebenkosten“ ohne Aufzählung genannt, sind die Kosten oft nicht wirksam vereinbart. Ohne Vereinbarung kannst du nichts umlegen. Prüfe außerdem, ob der Vertrag eine Pauschale oder Vorauszahlungen vorsieht.

Schritt 2: Abrechnungszeitraum festlegen

Der Zeitraum beträgt maximal zwölf Monate. Meist ist es das Kalenderjahr. Zieht ein Mieter mitten im Jahr ein oder aus, rechnest du taggenau ab. Notiere dir Ein- und Auszugsdatum.

Schritt 3: Belege und Zählerstände sammeln

Sammle alle Rechnungen des Jahres. Lies die Zählerstände ab und halte sie schriftlich fest. Das betrifft Wasser, Gas, Strom und Warmwasser. Ein Foto vom Zähler mit Datum ist ein guter Nachweis.

Schritt 4: Kosten in Gruppen einteilen

Teile die Kosten in drei Gruppen. Erstens: verbrauchsabhängige Kosten mit eigenem Zähler. Zweitens: Kosten nach Wohnfläche. Drittens: nicht umlagefähige Kosten. Die dritte Gruppe lässt du aus der Abrechnung heraus.

Schritt 5: Umlageschlüssel wählen

Ohne andere Vereinbarung gilt die Wohnfläche als Standard (§ 556a BGB). Wasser rechnest du nach Verbrauch ab, wenn Zähler vorhanden sind. Fehlen sie, hilft ein Verteilschlüssel nach Personenzahl. Du solltest ihn einheitlich und nachvollziehbar anwenden. Mehr zur Berechnung zeigt der Beitrag Umlageschlüssel-Formel: Berechnung mit Beispieltabelle.

Schritt 6: Heizung und Warmwasser trennen

Trenne die Gesamtkosten des Brennstoffs in Heizung und Warmwasser. Wie das geht, zeigt der nächste Abschnitt. Vergiss die CO2-Kosten nicht. Sie gehören in die Heizkostenabrechnung.

Schritt 7: Abrechnung erstellen und zustellen

Die Abrechnung muss formal korrekt sein. Sie enthält die Gesamtkosten, den Verteilschlüssel, den Anteil des Mieters und die Vorauszahlungen. Ziehe die Vorauszahlungen ab. Daraus ergibt sich Nachzahlung oder Guthaben. Stelle die Abrechnung nachweisbar zu, am besten per Einwurf-Einschreiben oder gegen Quittung.

Warmwasser und Warmwasserformel in der ELW

Warmwasser ist der heikelste Punkt. Viele ELW haben keinen Wärmemengenzähler für die Warmwasserbereitung. Dann weißt du nicht, wie viel Gas oder Öl allein für das Warmwasser verbraucht wurde. Hier hilft die Warmwasserformel aus § 9 HeizkostenV.

Die Formel berechnet die Wärmemenge für das Warmwasser. Sie lautet: Q = 2,5 × V × (tw − 10). Dabei steht Q für die Wärmemenge in Kilowattstunden. V ist das Warmwasservolumen in Kubikmetern. Das Zeichen tw steht für die mittlere Temperatur des Warmwassers. Ohne Messung setzt du 60 Grad an.

Mit tw = 60 Grad ergibt sich: 2,5 × 50 = 125 Kilowattstunden je Kubikmeter. Du brauchst also nur das gemessene Warmwasservolumen. Dafür sind Warmwasserzähler nötig. Mehr dazu im Beitrag Warmwasserzähler: Installation & Abrechnung.

Rechenbeispiel: Warmwasser in der ELW

Das Haus hat 180 Quadratmeter Wohnfläche. Deine Wohnung hat 110, die ELW hat 70 Quadratmeter. Der Gasverbrauch im Jahr beträgt 36.000 Kilowattstunden. Der Preis liegt bei 10 Cent je Kilowattstunde, inklusive CO2-Kosten. Die Gesamtkosten betragen also 3.600 Euro.

Beide Wohnungen zusammen haben 80 Kubikmeter Warmwasser verbraucht. Davon entfallen 28 Kubikmeter auf die ELW. So rechnest du:

• Wärmemenge Warmwasser: 2,5 × 80 × 50 = 10.000 kWh
• Anteil am Gesamtverbrauch: 10.000 / 36.000 = rund 27,8 Prozent
• Warmwasserkosten: 1.000 Euro
• Heizkosten ohne Warmwasser: 2.600 Euro

Jetzt verteilst du die 1.000 Euro Warmwasserkosten. Du wählst 70 Prozent nach Verbrauch und 30 Prozent nach Fläche.

• Verbrauchsanteil: 700 Euro × 28/80 = 245,00 Euro
• Flächenanteil: 300 Euro × 70/180 = 116,67 Euro
• Warmwasserkosten der ELW: 361,67 Euro

Die Heizkosten von 2.600 Euro verteilst du nach dem gleichen Prinzip mit deinem Heizkostenverteiler. Wichtig: Die Formel ersetzt den Wärmemengenzähler nur, wenn dieser fehlt. Ist ein Zähler vorhanden, nutzt du seinen Messwert. Ob die Formel rechtlich angreifbar ist, erklärt Warmwasserformel angreifbar? Kürzungen 2026 vermeiden.

Checkliste: Nebenkostenabrechnung für die ELW

Mit dieser Checkliste gehst du keinen Schritt doppelt und vergisst nichts:

• Mietvertrag: Sind alle Betriebskostenarten ausdrücklich vereinbart?
• Abrechnungszeitraum: Höchstens zwölf Monate, Ein- und Auszug beachtet?
• Frist: Zustellung spätestens zwölf Monate nach Periodenende?
• Belege: Alle Rechnungen vollständig und nach Kostenart sortiert?
• Zählerstände: Wasser, Warmwasser, Gas und Strom abgelesen und dokumentiert?
• Eigenanteil: Dein eigener Kostenanteil ist herausgerechnet?
• Nicht umlagefähig: Reparatur, Verwaltung und Rücklagen entfernt?
• Warmwasser: Wärmemenge gemessen oder mit der Formel berechnet?
• CO2-Kosten: Aus der Brennstoffrechnung übernommen und aufgeteilt?
• Kabelgebühren: Nicht mehr in den Betriebskosten enthalten?
• Vorauszahlungen: Alle Zahlungen des Mieters korrekt abgezogen?
• Zustellung: Nachweisbar und rechtzeitig versendet?

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Fehler 1: Eigenanteil vergessen. Viele Vermieter geben die kompletten Hauskosten an den Mieter weiter. Das ist falsch. Der Mieter zahlt nur den Anteil seiner Wohnung. Rechne immer zuerst die Wohnflächenanteile aus.

Fehler 2: Fehlende Trennung bei Warmwasser. Wer Heizung und Warmwasser nicht trennt, riskiert eine Kürzung. Nach § 12 HeizkostenV darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen, wenn die Verordnung gilt und du nicht verbrauchsabhängig abrechnest. Das gilt auch bei falscher Anwendung der Formel.

Fehler 3: Nicht umlagefähige Kosten. Reparaturen und Verwaltung gehören nicht in die Abrechnung. Auch die Kosten für Kabelfernsehen sind seit Juli 2024 raus. Solche Posten lösen Streit aus.

Fehler 4: Frist verpasst. Nach Ablauf der zwölf Monate verlierst du Nachforderungen. Setze dir ein Datum im Kalender, am besten im Sommer des Folgejahres.

Fehler 5: Unklare Umlageschlüssel. Wechselst du den Schlüssel ohne Absprache, ist die Abrechnung angreifbar. Ändere den Schlüssel nur nach den gesetzlichen Vorgaben. Einen Überblick über typische Stolperfallen gibt dir der Beitrag Die sieben häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung — und woran Vermieter sie selbst erkennen.

Prüfung vor dem Versand: So kontrollierst du deine Abrechnung

Eine gründliche Prüfung spart dir Ärger. Sie dauert oft nur eine Stunde. Gehe dabei in vier Schritten vor.

• Formale Prüfung: Sind Zeitraum, Adressen, Gesamtkosten und Schlüssel genannt?
• Rechnerische Prüfung: Ergeben alle Einzelanteile zusammen die Gesamtkosten?
• Plausibilitätsprüfung: Weichen die Kosten stark vom Vorjahr ab? Dann suche die Ursache.
• Belegprüfung: Stimmen die Beträge mit den Originalrechnungen überein?

Eine Faustregel lautet: Die Summe der Anteile von dir und der ELW muss 100 Prozent ergeben. Weicht sie ab, steckt ein Fehler in der Verteilung. Wenn du unsicher bist, lohnt eine externe Kontrolle. Was das kostet und wann sie sich rechnet, steht in Nebenkostenabrechnung prüfen lassen: was ein Check leistet, was er kostet und wann er sich rechnet.

Tipps für die Praxis

• Unterzähler einbauen: Zähler für Wasser, Strom und Warmwasser in der ELW verhindern Streit. Die Anschaffung ist überschaubar und zahlt sich schnell aus.
• Vorauszahlungen anpassen: Passe sie nach der Abrechnung an die echten Kosten an. So vermeidest du hohe Nachzahlungen.
• Ordner führen: Lege pro Jahr einen Ordner oder eine Cloud-Mappe an. Darin liegen Belege, Fotos und Berechnungen.
• Früh abrechnen: Erstelle die Abrechnung im Frühjahr. Dann hast du Zeit für Rückfragen.
• Offen kommunizieren: Erkläre dem Mieter kurz, wie du gerechnet hast. Das verringert Einwendungen.
• Belegeinsicht anbieten: Der Mieter darf Belege einsehen. Bereite sie gut vor.

Auch steuerlich lohnt sich Ordnung. Die Betriebskosten der ELW kannst du als Vermieter in der Steuererklärung berücksichtigen. Achte darauf, dass dein Eigenanteil nicht abzugsfähig ist.

Praxisbeispiel: Familie Berger und die Kellerwohnung

Familie Berger vermietet eine 70 Quadratmeter große ELW im eigenen Haus. Bisher teilte sie die Gaskosten pauschal 50:50 auf. Nach der Prüfung mit Warmwasserzählern und der Warmwasserformel lag der Anteil der ELW bei nur 38 Prozent. Der Mieter erhielt ein Guthaben von 214 Euro, und es gab keine Einwendungen mehr.