Sie haben einen Mieter, der Grundsicherung oder Bürgergeld bezieht, und stehen nun vor der Frage: Wie erstelle ich die Nebenkostenabrechnung korrekt? Viele Vermieter sind unsicher, ob sie die Abrechnung direkt an das Sozialamt senden können oder müssen, und welche Besonderheiten zu beachten sind.

Diese Unsicherheit ist verständlich, denn bei Mietern mit Grundsicherung gelten spezielle Regelungen. Eine fehlerhafte Abrechnung kann zu Verzögerungen bei der Zahlung oder sogar zu Rückforderungen führen. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie die Nebenkostenabrechnung rechtssicher erstellen und abwickeln.

Rechtliche Grundlagen: Wer ist Ihr Vertragspartner?

Zunächst eine wichtige Klarstellung: Ihr Vertragspartner bleibt immer der Mieter – auch wenn das Sozialamt die Kosten übernimmt. Das bedeutet:

• Der Mietvertrag besteht zwischen Ihnen und dem Mieter
• Die Nebenkostenabrechnung wird grundsätzlich an den Mieter gerichtet
• Das Sozialamt übernimmt nur die angemessenen Kosten
• Bei einer Nachzahlung muss der Mieter diese zunächst beim Sozialamt beantragen

Diese Grundregel hat praktische Auswirkungen auf die Abwicklung der Nebenkostenabrechnung, die wir im nächsten Schritt betrachten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Die Abrechnung erstellen

Schritt 1: Nebenkostenabrechnung wie gewohnt erstellen

Erstellen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung nach den üblichen Regeln der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dabei müssen Sie alle umlagefähigen Nebenkosten berücksichtigen:

• Heizkosten (inklusive CO2-Kostenteilung seit 2023)
• Wasserkosten
• Grundsteuer
• Gebäudeversicherung
• Hausmeisterkosten
• Müllgebühren
• Straßenreinigung

Wichtig: Seit 2024 können Kabelgebühren nicht mehr pauschal über die Nebenkosten abgerechnet werden. Diese müssen gesondert vereinbart werden.

Schritt 2: Abrechnung an den Mieter senden

Senden Sie die Nebenkostenabrechnung immer zuerst an Ihren Mieter. Dies ist rechtlich erforderlich, da er Ihr Vertragspartner ist. Fügen Sie ein Anschreiben bei, in dem Sie erklären:

• Die Höhe der Nachzahlung oder Rückerstattung
• Dass der Mieter die Nachzahlung beim Sozialamt beantragen kann
• Eine angemessene Zahlungsfrist (in der Regel 30 Tage)

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Schritt 3: Kopie an das Sozialamt (optional)

Sie können eine Kopie der Abrechnung parallel an das zuständige Sozialamt senden. Dies beschleunigt oft das Verfahren, da das Amt bereits über die Nachzahlung informiert ist. Verwenden Sie dabei folgenden Zusatz: "Kopie zur Information – Vertragspartner ist der Mieter."

Praktisches Beispiel mit konkreten Zahlen

Herr Müller bewohnt eine 60 m² Wohnung und bezieht Bürgergeld. Die Jahresabrechnung 2023 ergibt folgende Werte:

• Heizkosten: 180 Euro Nachzahlung (inklusive CO2-Kosten: 15 Euro)
• Betriebskosten: 45 Euro Rückerstattung
• Gesamtnachzahlung: 135 Euro

So gehen Sie vor:

1. Senden Sie die Abrechnung an Herrn Müller mit 30 Tagen Zahlungsfrist
2. Informieren Sie ihn, dass er beim Jobcenter einen Antrag auf Übernahme stellen kann
3. Senden Sie parallel eine Kopie an das Jobcenter
4. Warten Sie die Bearbeitung ab (meist 4-8 Wochen)

Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: Direkte Abrechnung mit dem Sozialamt

Viele Vermieter senden die Abrechnung direkt an das Sozialamt. Das ist rechtlich problematisch, da kein Vertragsverhältnis besteht. Dieser Fehler kommt häufig vor und kann zu Rückforderungen führen. Unser Tool prüft automatisch auf solche Fehler. Kostenlos testen

Fehler 2: Unvollständige CO2-Kostenteilung

Seit 2023 müssen CO2-Kosten bei Gas- und Ölheizungen zwischen Vermieter und Mieter geteilt werden. Die Aufteilung erfolgt nach dem energetischen Zustand des Gebäudes. Vergessen Sie diese Aufteilung nicht, da sie sich direkt auf die Nachzahlung auswirkt.

Fehler 3: Falsche Fristen

Die Abrechnungsfrist von 12 Monaten gilt auch bei Mietern mit Grundsicherung. Eine verspätete Abrechnung führt zum Verlust der Nachforderung.

Was tun bei Nachzahlungen?

Bei Nachzahlungen sollten Sie geduldig sein. Das Sozialamt prüft die Angemessenheit und kann die Übernahme ablehnen, wenn:

• Die Heizkosten die örtlichen Richtwerte überschreiten
• Nicht umlagefähige Kosten enthalten sind
• Die Abrechnung fehlerhaft ist

Tipp: Bieten Sie dem Mieter eine Ratenzahlung an, falls das Sozialamt nicht zahlt. Dies ist kundenfreundlich und vermeidet langwierige Streitigkeiten.

Besonderheiten bei der Heizungsart

Je nach Heizungsart ergeben sich unterschiedliche Abrechnungsmodalitäten:

• Gasheizung: CO2-Kostenteilung erforderlich
• Ölheizung: CO2-Kostenteilung erforderlich
• Fernwärme: Meist keine CO2-Kostenteilung
• Wärmepumpe: Keine CO2-Kosten, aber höhere Stromkosten

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Checkliste: Nebenkostenabrechnung bei Grundsicherung

Verwenden Sie diese Checkliste für eine fehlerfreie Abrechnung:

• □ Abrechnung innerhalb von 12 Monaten erstellt
• □ Alle umlagefähigen Kosten korrekt berechnet
• □ CO2-Kostenteilung bei Gas/Öl berücksichtigt
• □ Kabelgebühren nicht über Nebenkosten abgerechnet
• □ Abrechnung an den Mieter gesendet
• □ Kopie an Sozialamt zur Information
• □ Angemessene Zahlungsfrist eingeräumt
• □ Bei Nachzahlung: Hinweis auf Beantragung beim Sozialamt

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Zusammenfassung: Die wichtigsten Punkte

• Vertragspartner bleibt der Mieter: Senden Sie die Abrechnung immer zuerst an den Mieter, nicht direkt an das Sozialamt
• Parallel informieren: Eine Kopie an das Sozialamt beschleunigt oft die Bearbeitung
• Aktuelle Gesetze beachten: CO2-Kostenteilung bei Gas/Öl und neue Kabelregelungen berücksichtigen
• Geduld bei Nachzahlungen: Das Sozialamt benötigt Zeit für die Prüfung und Bearbeitung
• Dokumentation ist wichtig: Bewahren Sie alle Unterlagen und Korrespondenz auf

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