Heizungskosten richtig abrechnen: Welcher Typ ist für Vermieter am günstigsten?

"Unsere Heizkosten sind explodiert – können wir das wirklich alles auf die Mieter umlegen?" Diese Frage beschäftigt derzeit viele Vermieter. Die Antwort ist komplex, denn sie hängt nicht nur vom Heizungstyp ab, sondern auch von neuen gesetzlichen Regelungen wie der CO2-Kostenteilung.

Als Vermieter musst du nicht nur die laufenden Kosten im Blick behalten, sondern auch verstehen, welche Kosten du überhaupt auf deine Mieter umlegen darfst. Dabei spielen verschiedene Heizungstypen eine entscheidende Rolle – sowohl bei den Gesamtkosten als auch bei der rechtssicheren Abrechnung.

In diesem Artikel erfährst du, wie sich Gas-, Öl-, Wärmepumpen- und Fernwärmeheizungen in den Betriebskosten unterscheiden und was du bei der Nebenkostenabrechnung beachten musst.

Rechtliche Grundlagen: Was darf auf die Mieter umgelegt werden?

Grundsätzlich sind Heizkosten nach §2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlegbare Nebenkosten. Dazu gehören die Kosten für Brennstoffe, Hilfsenergie und Wartung. Wichtig: Reparaturen und Investitionen in neue Anlagen sind keine Betriebskosten und gehen zu deinen Lasten.

Seit 2023 gilt außerdem die CO2-Kostenteilung: Du als Vermieter musst einen Teil der CO2-Steuer selbst tragen – je schlechter der Energiestandard deines Gebäudes, desto höher dein Anteil. Bei einem Gebäude mit Energieklasse H trägst du beispielsweise 95% der CO2-Kosten.

Neue Regelung 2024: Abschaffung des Nebenkostenprivilegs

Ab 2024 entfällt das Nebenkostenprivileg für Kabelgebühren. Das bedeutet: Kabelfernsehen kann nicht mehr automatisch über die Nebenkosten abgerechnet werden. Diese Änderung hat zwar keinen direkten Einfluss auf Heizkosten, kann aber deine Gesamtnebenkostenabrechnung beeinflussen.

Gas-Heizung: Der Klassiker unter Kostendruck

Gasheizungen sind noch immer die häufigste Heizart in deutschen Mietshäusern. Die umlegbaren Kosten umfassen:

• Gasverbrauch (derzeit ca. 8-12 Cent/kWh)
• Grundgebühr des Gasversorgers
• Wartung und Schornsteinfeger
• CO2-Steuer (anteilig nach CO2-Kostenteilung)

Beispielrechnung: Bei einer 70m² Wohnung in einem Mehrfamilienhaus fallen jährlich etwa 800-1.200€ Heizkosten an. Davon musst du als Vermieter bei Energieklasse E etwa 50% der CO2-Steuer selbst tragen (ca. 30-50€).

Ölheizung: Hohe Schwankungen, komplexe Abrechnung

Ölheizungen werden seltener, sind aber in älteren Gebäuden noch häufig anzutreffen. Besonderheiten bei der Abrechnung:

• Brennstoffkosten schwanken stark je nach Einkaufszeitpunkt
• Lagerkosten für den Öltank sind umlegbar
• Höhere CO2-Steuer als bei Gas
• Tank-Reinigung und -Wartung als Betriebskosten

Die CO2-Kostenteilung trifft Ölheizungen besonders hart: Mit etwa 26,7 Cent pro Liter Heizöl (2024) entstehen zusätzliche Kosten, die du je nach Gebäudestandard anteilig selbst tragen musst.

Wärmepumpe: Die Zukunft mit besonderen Abrechnungsregeln

Wärmepumpen gewinnen an Bedeutung, bringen aber neue Herausforderungen bei der Nebenkostenabrechnung:

• Hauptkostenpunkt: Stromverbrauch (ca. 25-35 Cent/kWh)
• Keine CO2-Steuer auf den Wärmepumpen-Strom
• Wartungskosten deutlich niedriger als bei Öl/Gas
• Mögliche staatliche Förderungen reduzieren deine Investitionskosten

Achtung: Bei Wärmepumpen ist die korrekte Messung des Stromverbrauchs entscheidend. Der Wärmepumpen-Strom muss separat erfasst werden und darf nicht mit dem Allgemeinstrom vermischt werden.

Fernwärme: Einfache Abrechnung, aber begrenzte Kontrolle

Fernwärme vereinfacht die Abrechnung erheblich:

• Alle Kosten kommen von einem Anbieter
• Arbeits- und Grundpreis klar definiert
• CO2-Steuer meist bereits im Preis enthalten
• Keine Wartungskosten für Heizkessel

Der Nachteil: Du hast keinen Einfluss auf die Preisgestaltung und bist an einen Anbieter gebunden. Die Kosten liegen meist zwischen Gas- und Ölheizung.

Häufige Abrechnungsfehler vermeiden

Diese Fehler kommen bei Heizkosten-Abrechnungen besonders häufig vor:

• Falsche Heizkostenverteilung: 50-70% nach Verbrauch, 30-50% nach Wohnfläche
• CO2-Kostenteilung vergessen: Seit 2023 Pflicht bei fossil betriebenen Heizungen
• Reparaturkosten als Betriebskosten abgerechnet: Nur Wartung ist umlegbar
• Abrechnungszeitraum nicht eingehalten: Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums

Praktische Tipps für die optimale Heizkostenabrechnung

Dokumentation ist alles

Sammle alle Rechnungen systematisch: Brennstoffkosten, Wartungsverträge, Schornsteinfeger-Gebühren und CO2-Steuer-Bescheide. Eine lückenlose Dokumentation schützt dich vor Rückfragen der Mieter.

Energieeffizienz im Blick behalten

Je besser der Energiestandard deines Gebäudes, desto weniger CO2-Steuer musst du selbst tragen. Investitionen in Dämmung oder moderne Heizungstechnik können sich daher doppelt lohnen.

Abrechnungsservice oder Software nutzen

Die korrekte Berechnung der CO2-Kostenteilung und die ordnungsgemäße Verteilung der Heizkosten werden immer komplexer. Ein professioneller Service oder eine spezialisierte Software kann Fehler vermeiden und Zeit sparen.

Kostenvergleich in der Praxis: Beispielrechnung

Für eine 70m² Wohnung in einem Mehrfamilienhaus (Baujahr 1980, Energieklasse E) ergeben sich folgende jährliche Heizkosten:

• Gas: 900€ (davon 40€ CO2-Steuer zu 50% selbst zu tragen)
• Öl: 1.100€ (davon 55€ CO2-Steuer zu 50% selbst zu tragen)
• Wärmepumpe: 750€ (keine CO2-Steuer)
• Fernwärme: 950€ (CO2-Steuer meist im Preis enthalten)

Diese Zahlen sind Durchschnittswerte und können je nach Region und Verbrauch stark variieren.

Fazit: Die wichtigsten Punkte im Überblick

• Rechtssicherheit geht vor: Halte dich an die Betriebskostenverordnung und beachte die CO2-Kostenteilung
• Wärmepumpen sind kostengünstig, erfordern aber separate Strommessung
• CO2-Kostenteilung reduziert deine umlegbaren Kosten bei Gas- und Ölheizungen
• Dokumentation ist entscheidend für eine rechtssichere Abrechnung
• Fernwärme vereinfacht die Abrechnung, bietet aber weniger Kostenkontrolle

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