Du hast eine neue Wärmepumpe eingebaut, dafür BAFA-Förderung erhalten – und jetzt fragst du dich: Muss ich den Zuschuss bei der Betriebskostenabrechnung berücksichtigen? Diese Frage stellen sich tausende Vermieter in Deutschland. Die Antwort ist nicht trivial und hat direkte Auswirkungen auf deine Abrechnung.

BAFA-Zuschüsse betreffen zunächst die Investitionskosten einer Heizungsanlage. Doch indirekt wirken sie sich auch auf laufende Betriebskosten aus. Vermieter, die das übersehen, riskieren fehlerhafte Abrechnungen und Ärger mit Mietern.

In diesem Artikel erfährst du, wie du BAFA-Förderung korrekt einordnest, welche Kosten du umlegen darfst und welche nicht. Außerdem zeigen wir dir ein konkretes Rechenbeispiel – damit du auf der sicheren Seite bist.

Was ist die BAFA-Förderung und was fördert sie?

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) fördert im Rahmen der Bundesförderung für effiziente Gebäude (BEG) den Austausch alter Heizungsanlagen. Gefördert werden unter anderem Wärmepumpen, Solarthermie-Anlagen, Biomasseheizungen und Hybridsysteme.

Der Zuschuss ist eine einmalige Investitionsbeihilfe. Er reduziert die Anschaffungskosten deiner neuen Heizungsanlage. Er ist kein laufender Betriebskostenzuschuss. Dieser Unterschied ist entscheidend für die korrekte Abrechnung gegenüber deinen Mietern.

Wichtig zu wissen: Ab 2026 gelten verschärfte Anforderungen für den Heizungstausch. Das Gebäudeenergiegesetz (GEG) schreibt klare Fristen vor. Wer jetzt plant, handelt klug und nutzt noch bestehende Fördertöpfe.

Rechtliche Grundlagen: Was darf auf Mieter umgelegt werden?

Die Basis für jede Betriebskostenabrechnung ist die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Sie regelt abschließend, welche Kosten umlagefähig sind. Ergänzend gilt § 556 BGB, der die vertragliche Vereinbarung von Nebenkosten regelt.

Grundsatz: Nur laufende Betriebskosten dürfen umgelegt werden. Investitions- und Instandhaltungskosten trägt der Vermieter. BAFA-Fördergelder reduzieren Investitionskosten. Sie haben deshalb keinen direkten Einfluss auf die umlegbaren Betriebskosten.

Was jedoch umlegbar ist, sind die laufenden Kosten des Heizbetriebs:

• Brennstoff- oder Energiekosten (Strom für Wärmepumpe, Gas, Pellets)
• Wartungskosten der Heizungsanlage
• Kosten für den Schornsteinfeger
• Bedienungskosten und Ableskosten
• Kosten für Wärmemengenzähler und Heizkostenverteiler

Nicht umlegbar sind hingegen Reparatur- und Modernisierungskosten. Auch Abschreibungen auf die Anlage dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden. Der BAFA-Zuschuss selbst taucht in der Betriebskostenabrechnung schlicht nicht auf.

CO2-Kostenteilung ab 2023: Was Vermieter jetzt wissen müssen

Seit 2023 gilt das CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Es verpflichtet Vermieter, sich an den CO2-Kosten zu beteiligen. Die Aufteilung erfolgt nach einem gestaffelten Modell – abhängig vom energetischen Zustand des Gebäudes.

Ein Gebäude mit schlechter Energiebilanz (Klasse G oder H) bedeutet: Der Vermieter trägt bis zu 95 % der CO2-Kosten. Bei einem energieeffizienten Gebäude (Klasse A oder besser) trägt der Mieter den vollen CO2-Anteil. Dieses Modell schafft einen starken Anreiz für Vermieter, in neue Heizungen zu investieren.

Genau hier schließt sich der Kreis zur BAFA-Förderung: Eine neue, geförderte Wärmepumpe verbessert die Energieklasse deines Gebäudes. Das reduziert deinen CO2-Kostenanteil erheblich. Du profitierst also doppelt – durch den Zuschuss und durch niedrigere laufende CO2-Kosten.

Mehr zur korrekten Berechnung des CO2-Anteils findest du hier: CO2-Kosten in der Betriebskostenabrechnung richtig aufteilen

Konkretes Rechenbeispiel: Vor und nach dem Heizungstausch

Nehmen wir ein Beispiel: Du vermietest ein Mehrfamilienhaus mit 4 Wohneinheiten. Bisher betreibst du eine alte Gasheizung. Du tauschst sie gegen eine Wärmepumpe – gefördert durch BAFA mit 35 % der Investitionskosten.

Situation vorher (Gasheizung, Energieklasse E):

• Jährliche Gaskosten: 6.000 Euro
• CO2-Abgabe gesamt: 600 Euro
• Dein CO2-Anteil als Vermieter (Klasse E: 40 %): 240 Euro
• Auf Mieter umlegbarer CO2-Anteil (60 %): 360 Euro
• Gesamte umlegbare Heizkosten: 6.360 Euro

Situation nachher (Wärmepumpe, Energieklasse B):

• Jährliche Stromkosten Wärmepumpe: 3.200 Euro
• CO2-Abgabe auf Strom: deutlich geringer (abhängig vom Strommix)
• CO2-Anteil Vermieter (Klasse B: 5 %): sehr gering
• Gesamte umlegbare Heizkosten: ca. 3.200 Euro

Die umlegbaren Heizkosten sinken um fast 50 %. Deine Mieter profitieren direkt. Du profitierst durch den BAFA-Zuschuss und niedrigere CO2-Belastung. Die Investitionskosten für die Wärmepumpe tauchen in dieser Rechnung nicht auf – sie sind nicht umlagefähig.

BAFA-Zuschuss und Modernisierungsumlage: Was ist erlaubt?

Ein häufiges Missverständnis: Vermieter glauben, sie können die Heizungsmodernisierung vollständig auf Mieter umlegen. Das ist falsch. Nur der Teil der Kosten, der nicht durch Förderung gedeckt ist, kann als Modernisierungsumlage geltend gemacht werden.

Gemäß § 559 BGB kannst du 8 % der nicht geförderten Modernisierungskosten jährlich auf die Miete umlegen. Das bedeutet: Den BAFA-Zuschuss musst du von den Gesamtkosten abziehen, bevor du die Umlage berechnest.

Beispielrechnung Modernisierungsumlage:

• Gesamtkosten Wärmepumpe: 20.000 Euro
• BAFA-Zuschuss (35 %): – 7.000 Euro
• Umlagefähige Kosten: 13.000 Euro
• Jährliche Modernisierungsumlage (8 %): 1.040 Euro
• Pro Wohneinheit (4 WE): 260 Euro/Jahr bzw. ca. 21,67 Euro/Monat

Wer den Zuschuss nicht abzieht, verstößt gegen § 559 BGB. Das kann zur Rückforderung durch Mieter führen. Gerichte urteilen hier klar zugunsten der Mieter.

Abschaffung des Nebenkostenprivilegs für Kabelgebühren ab 2024

Seit dem 1. Juli 2024 ist das sogenannte Nebenkostenprivileg für Kabelgebühren abgeschafft. Vermieter dürfen Kosten für das Kabel-TV nicht mehr als Betriebskosten umlegen. Das hat zwar keinen direkten Bezug zur Heizungsförderung – aber es verändert die Gesamtrechnung der Betriebskosten erheblich.

Für viele Vermieter sinkt dadurch die Gesamtsumme der Nebenkosten. Das kann Abrechnungen vereinfachen. Es bedeutet aber auch: Du musst bestehende Verträge mit Kabelanbietern prüfen und gegebenenfalls kündigen. Neue Mietverträge dürfen Kabelgebühren nicht mehr als Nebenkostenposition enthalten.

Einen Überblick über alle aktuellen Änderungen bei umlagefähigen Betriebskosten findest du hier: Betriebskostenabrechnung 2024/2025: Alle Änderungen im Überblick

Häufige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung nach Heizungstausch

Nach einem Heizungstausch schleichen sich typische Fehler in die Abrechnung ein. Diese Fehler können teuer werden – durch Mieterrückforderungen oder im schlimmsten Fall durch rechtliche Auseinandersetzungen.

Fehler 1: Wartungskosten der alten Heizung noch abrechnen. Nach dem Heizungstausch fallen alte Wartungsverträge weg. Prüfe, welche Positionen noch aktuell sind.

Fehler 2: Investitionskosten in die Betriebskosten mischen. Einmalige Kosten wie Einbau, Rohrleitungen oder Elektroinstallation sind keine Betriebskosten. Sie gehören in die Modernisierungsumlage – abzüglich des Förderzuschusses.

Fehler 3: Förderbetrag nicht bei Modernisierungsumlage abziehen. Wie oben erklärt: Der BAFA-Zuschuss muss die Bemessungsgrundlage reduzieren. Wer das vergisst, riskiert Rückforderungen.

Fehler 4: CO2-Kosten falsch aufteilen. Die Staffelung nach Energieklasse ist verbindlich. Ohne aktuellen Energieausweis ist die korrekte Einordnung schwierig. Beauftrage bei Bedarf einen Energieberater.

Fehler 5: Verbrauchsbasierte Abrechnung vernachlässigen. Bei zentraler Heizung mit mehreren Einheiten ist eine verbrauchsabhängige Abrechnung gesetzlich vorgeschrieben. Wärmemengenzähler müssen vorhanden und geeicht sein.

Checkliste: Betriebskostenabrechnung nach Heizungstausch

Nutze diese Checkliste, um deine Abrechnung nach einem geförderten Heizungstausch sicher aufzustellen:

• ✅ BAFA-Zuschuss dokumentiert und von Investitionskosten getrennt?
• ✅ Modernisierungsumlage korrekt berechnet (Förderung abgezogen)?
• ✅ Mieter über Modernisierung und Umlage schriftlich informiert?
• ✅ Neue Betriebskosten (z. B. Strom für Wärmepumpe) im Mietvertrag vereinbart?
• ✅ Alte Betriebskostenpositionen (z. B. Gaslieferung, alte Wartungsverträge) gestrichen?
• ✅ CO2-Kostenteilung nach aktuellem Energieausweis und Energieklasse berechnet?
• ✅ Kabelgebühren aus der Abrechnung entfernt (seit Juli 2024)?
• ✅ Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler installiert und geeicht?
• ✅ Abrechnungszeitraum korrekt gewählt und Fristen eingehalten (§ 556 Abs. 3 BGB)?
• ✅ Belege und Rechnungen vollständig archiviert und einsehbar für Mieter?

Tipps für die Praxis: So machst du es richtig

Erstelle nach jedem Heizungstausch eine saubere Kosten-Dokumentation. Trenne Investitionskosten klar von laufenden Betriebskosten. Das spart dir später viel Zeit und Ärger.

Informiere deine Mieter frühzeitig und schriftlich. Erkläre, warum sich die Betriebskosten verändern. Transparenz verhindert Misstrauen und Rückfragen.

Hole dir einen aktuellen Energieausweis nach dem Heizungstausch. Er ist Grundlage für die CO2-Kostenteilung und sollte den verbesserten energetischen Zustand deines Gebäudes widerspiegeln.

Prüfe, ob dein Mietvertrag die neuen Betriebskostenpositionen abdeckt. Eine Wärmepumpe verursacht Stromkosten statt Gaskosten. Ist Strom als umlagefähige Betriebskosten vereinbart? Falls nicht, musst du den Mietvertrag anpassen – im Einvernehmen mit dem Mieter.

Mehr zur Anpassung von Mietverträgen bei Heizungsumstellung: Mietvertrag und Heizungsumstellung: Was muss geändert werden?

Praxisbeispiel: Vermieter Hans M. aus München

Hans M. vermietet ein Zweifamilienhaus in München. Er tauscht 2025 die alte Ölheizung gegen eine Wärmepumpe und erhält 9.800 Euro BAFA-Förderung. In der nächsten Betriebskostenabrechnung weist er nur noch die laufenden Stromkosten der Wärmepumpe (2.100 Euro/Jahr) und die Wartungskosten (380 Euro/Jahr) aus – korrekt und vollständig getrennt von der Modernisierungsumlage. Durch die verbesserte Energieklasse (von E auf B) sinkt sein CO2-Kostenanteil von 40 % auf 5 %, was ihn jährlich rund 190 Euro spart. Seine Mieter zahlen insgesamt deutlich niedrigere Heiznebenkosten – und Hans M. hat eine rechtssichere Abrechnung.