"Kann ich die Heizungswartung auf meine Mieter umlegen?" – Diese Frage stellen sich Vermieter jedes Jahr aufs Neue. Besonders wenn die Rechnung vom Heizungstechniker ins Haus flattert und mehrere hundert Euro für Wartung, Reparaturen und Schornsteinfeger auflistet.

Die gute Nachricht: Ja, bestimmte Heizungswartungskosten sind umlagefähig. Die schlechte: Nicht alle Kostenpunkte dürfen Sie weiterreichen. Ein Fehler bei der Zuordnung kann teure Rückforderungen zur Folge haben. Deshalb zeigen wir Ihnen heute, wie Sie Heizungswartungskosten rechtssicher auf Ihre Mieter umlegen.

Rechtliche Grundlagen: Was ist umlagefähig?

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt in §2 Nr. 6, welche Heizungskosten Sie als Vermieter umlegen dürfen. Grundsätzlich gilt: Nur die laufenden Betriebskosten sind umlagefähig – nicht die Kosten für Reparaturen oder Modernisierung.

Umlagefähige Heizungswartungskosten:

• Reinigung der Heizungsanlage und des Betriebsraums
• Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage
• Regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft
• Messungen nach Bundes-Immissionsschutzverordnung
• Einstellung der Anlage durch Fachpersonal

NICHT umlagefähig sind:

• Reparaturen und Ersatzteile
• Wartung außerhalb des bestimmungsgemäßen Gebrauchs
• Inspektionen für Versicherungen
• Kosten für Anlagenerneuerung

Praktisches Beispiel: So rechnen Sie korrekt ab

Nehmen wir eine konkrete Rechnung vom Heizungstechniker:

Heizungswartung Mehrfamilienhaus (6 Wohnungen):

• Wartung Gasheizung: 180 € (umlagefähig)
• Reinigung Brennraum: 95 € (umlagefähig)
• Austausch defekte Pumpe: 320 € (NICHT umlagefähig)
• Abgasmessung: 85 € (umlagefähig)

Gesamtkosten: 680 €
Umlagefähig: 360 € (180 + 95 + 85)
Pro Wohneinheit: 60 € (360 € ÷ 6 Wohnungen)

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Häufige Fehler bei der Heizungswartung vermeiden

Fehler 1: Reparaturkosten als Wartung abrechnen
Viele Vermieter rechnen versehentlich Reparaturkosten als Betriebskosten ab. Achten Sie genau auf die Rechnungsposition: "Austausch", "Reparatur" oder "Erneuerung" sind Instandhaltungskosten und nicht umlagefähig.

Fehler 2: Fehlende Dokumentation
Bewahren Sie alle Wartungsrechnungen auf und dokumentieren Sie die Aufteilung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten. Im Streitfall müssen Sie die Rechtmäßigkeit beweisen können.

Fehler 3: Falsche Umlageschlüssel
Heizungswartungskosten werden meist nach Wohnfläche umgelegt. Bei unterschiedlichen Heizsystemen (z.B. Gas + Fernwärme) müssen Sie getrennt abrechnen.

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Wartungsvertrag vs. Einzelabrechnung

Viele Vermieter schließen Wartungsverträge für ihre Heizungsanlagen ab. Diese bieten Planungssicherheit, da Sie monatlich einen festen Betrag zahlen. Wichtig: Auch hier gilt die Unterscheidung zwischen Wartung und Reparatur.

Typische Wartungsverträge enthalten:

• Jährliche Inspektion (umlagefähig)
• 24h-Notdienst (umlagefähig)
• Kleinreparaturen bis 150 € (oft umlagefähig)
• Ersatzteile (meist NICHT umlagefähig)

Prüfen Sie Ihren Wartungsvertrag genau und lassen Sie sich die Kosten vom Anbieter aufschlüsseln.

CO2-Kostenteilung bei der Heizungswartung

Seit 2023 teilen sich Vermieter und Mieter die CO2-Kosten beim Heizen. Dies betrifft nicht direkt die Wartungskosten, aber die damit verbundenen Emissionsmessungen können relevant werden.

Kosten für Abgasmessungen und Emissionsprüfungen bleiben weiterhin voll umlagefähig, da sie der ordnungsgemäßen Wartung dienen.

Schornsteinfeger: Besonderheiten beachten

Die Kosten für den Schornsteinfeger sind grundsätzlich umlagefähig (BetrKV §2 Nr. 13). Hierzu gehören:

• Kehr- und Überprüfungsarbeiten
• Feuerstättenschau
• Abgaswege-Überprüfung
• Messungen nach 1. BImSchV

Ausnahme: Kosten für die Mängelbeseitigung oder bauliche Änderungen sind nicht umlagefähig.

Praktische Tipps für Vermieter

1. Rechnungen richtig prüfen
Fordern Sie von Ihrem Heizungstechniker eine detaillierte Aufschlüsselung der Wartungsarbeiten. Seriöse Anbieter kennen die Unterscheidung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten.

2. Regelmäßige Wartung planen
Eine jährliche Wartung ist nicht nur rechtlich empfehlenswert, sondern spart langfristig Kosten. Gut gewartete Heizungen verbrauchen weniger Energie und haben seltener teure Defekte.

3. Dokumentation führen
Erstellen Sie eine Wartungsakte für jede Immobilie. Sammeln Sie alle Rechnungen, Wartungsprotokolle und Bescheinigungen. Das erleichtert die Betriebskostenabrechnung erheblich.

4. Mieter informieren
Informieren Sie Ihre Mieter über geplante Wartungsarbeiten. Das schafft Vertrauen und reduziert Nachfragen bei der Betriebskostenabrechnung.

Zusammenfassung: Die wichtigsten Punkte

• Nur laufende Betriebskosten der Heizungswartung sind umlagefähig – keine Reparaturen oder Ersatzteile
• Dokumentation ist entscheidend: Bewahren Sie alle Rechnungen auf und schlüsseln Sie die Kosten korrekt auf
• Wartungsverträge prüfen: Lassen Sie sich die umlagefähigen Anteile vom Anbieter bestätigen
• Schornsteinfegerkosten sind grundsätzlich umlagefähig, außer bei Mängelbeseitigung
• Bei Unsicherheit: Lassen Sie sich von einem Experten beraten oder nutzen Sie professionelle Software

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