Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung: Das müssen Vermieter beachten

Sie haben die Betriebskostenabrechnung erstellt und stellen fest: Ihr Mieter hat zu viel Vorauszahlungen geleistet und hat ein Guthaben? Dann stellen sich sofort wichtige Fragen: Wie schnell müssen Sie das Guthaben auszahlen? Welche Fristen gelten? Und was passiert, wenn Sie diese nicht einhalten?

Als Vermieter sind Sie gesetzlich verpflichtet, Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung zeitnah an Ihre Mieter auszuzahlen. Versäumen Sie dies oder halten sich nicht an die Fristen, kann das rechtliche Konsequenzen haben – von Verzugszinsen bis hin zu Schadensersatzforderungen.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zu den Fristen und Hinweisen zur Auszahlung von Guthaben aus Betriebskostenabrechnungen – rechtssicher und praxisnah erklärt.

Rechtliche Grundlagen: Was das Gesetz zur Guthabenauszahlung sagt

Die Auszahlung von Guthaben aus Betriebskostenabrechnungen ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Nach §556 BGB haben Sie als Vermieter die Pflicht, eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung zu erstellen und eventuelle Guthaben auszuzahlen.

Die wichtigsten rechtlichen Eckpunkte:

• Guthaben entstehen durch zu hohe Vorauszahlungen der Mieter
• Sie sind zur unverzüglichen Auszahlung verpflichtet
• "Unverzüglich" bedeutet rechtlich: ohne schuldhaftes Zögern
• In der Praxis: binnen 30 Tagen nach Zustellung der Abrechnung

Besonders wichtig: Die Auszahlungspflicht besteht unabhängig davon, ob der Mieter die Betriebskostenabrechnung akzeptiert oder Einwände erhebt. Auch bei strittigen Positionen müssen Sie das unstrittige Guthaben auszahlen.

Fristen für die Guthabenauszahlung im Detail

Die Frage nach der konkreten Frist beschäftigt viele Vermieter. Das Gesetz spricht von "unverzüglicher" Auszahlung, aber was bedeutet das praktisch?

Rechtsprechung zu den Fristen:

• Landgericht Berlin: 30 Tage nach Zustellung der Abrechnung
• Amtsgericht München: Spätestens 4 Wochen nach Abrechnungsversand
• BGH-Rechtsprechung: "Ohne schuldhaftes Zögern" nach Kenntnisnahme

In der Praxis haben sich 30 Tage als sichere Frist etabliert. Diese Frist beginnt mit der Zustellung der Betriebskostenabrechnung beim Mieter zu laufen – nicht erst, wenn Sie Post zurückerhalten oder der Mieter reagiert.

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Praktisches Beispiel: Berechnung und Auszahlung eines Guthabens

Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Ihr Mieter zahlt monatlich 180 Euro Nebenkosten-Vorauszahlungen. Die jährlichen Betriebskosten betragen jedoch nur 2.000 Euro statt der kalkulierten 2.160 Euro.

Berechnung des Guthabens:

• Vorauszahlungen: 12 x 180 Euro = 2.160 Euro
• Tatsächliche Kosten: 2.000 Euro
• Guthaben: 2.160 - 2.000 = 160 Euro

Zusätzlich müssen Sie seit 2023 die CO2-Kostenteilung beachten. Bei einer Gasheizung in einem Gebäude mit mittlerer Energieeffizienz teilen sich Mieter und Vermieter die CO2-Kosten je zur Hälfte. Dies kann das Guthaben des Mieters zusätzlich erhöhen.

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Arten der Guthabenauszahlung und praktische Umsetzung

Für die Auszahlung des Guthabens haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

1. Überweisung auf das Mieterkonto

Die sicherste Variante ist die direkte Überweisung. Dokumentieren Sie den Vorgang durch einen Überweisungsbeleg und informieren Sie den Mieter schriftlich über die Auszahlung.

2. Verrechnung mit künftigen Mietzahlungen

Sie können das Guthaben auch mit den nächsten Mietzahlungen verrechnen. Wichtig: Der Mieter muss dem zustimmen. Ohne Einverständnis ist nur die Verrechnung mit künftigen Nebenkosten-Vorauszahlungen zulässig.

3. Barauszahlung bei Übergabe

Bei Mieterwechsel können Sie das Guthaben bar auszahlen. Lassen Sie sich den Erhalt schriftlich bestätigen.

Häufige Fehler bei der Guthabenauszahlung vermeiden

Aus der Praxis kennen wir typische Stolperfallen, die Sie unbedingt vermeiden sollten:

Fehler 1: Verspätete Auszahlung

Warten Sie nicht ab, bis der Mieter nachfragt. Die 30-Tage-Frist läuft automatisch ab Zustellung der Abrechnung. Verspätete Auszahlungen können Verzugszinsen nach sich ziehen.

Fehler 2: Aufrechnung ohne Zustimmung

Sie dürfen Guthaben nicht einfach mit offenen Mietforderungen verrechnen. Das geht nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mieters oder bei unstrittigen Gegenforderungen.

Fehler 3: Unvollständige Dokumentation

Dokumentieren Sie jede Guthabenauszahlung lückenlos. Ohne Nachweis können Mieter später behaupten, nichts erhalten zu haben.

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Besonderheiten bei strittigen Abrechnungen

Auch wenn Ihr Mieter Einwände gegen die Betriebskostenabrechnung erhebt, müssen Sie unstrittige Guthaben auszahlen. Hier ist eine saubere Trennung wichtig:

Unstrittige Guthaben sofort auszahlen:

• Grundsteuer-Guthaben (objektiv nachprüfbar)
• Versicherungsbeiträge (durch Belege dokumentiert)
• Schornsteinfegerkosten (feste Gebührensätze)

Strittige Posten zurückhalten:

• Hausmeisterkosten bei unklarer Abgrenzung
• Reparaturkosten ohne eindeutige Zuordnung
• Heizkosten bei defekten Zählern

Kommunizieren Sie transparent mit dem Mieter: "Das Guthaben von X Euro aus unstrittigen Positionen überweise ich Ihnen heute. Über die strittigen Y Euro sprechen wir separat."

Verzugszinsen und rechtliche Konsequenzen

Halten Sie die Auszahlungsfristen nicht ein, geraten Sie in Verzug. Die Konsequenzen können teuer werden:

Verzugszinsen:

• Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank plus 5 Prozentpunkte
• Aktuell (2026): etwa 9% Verzugszinsen pro Jahr
• Bei 500 Euro Guthaben und 3 Monaten Verzug: ca. 11,25 Euro zusätzlich

Weitere mögliche Kosten:

• Anwaltskosten des Mieters bei berechtigten Mahnungen
• Gerichtskosten bei Klageverfahren
• Schadensersatz bei nachweisbaren Schäden durch verspätete Auszahlung

Praxis-Tipps für eine reibungslose Guthabenauszahlung

Tipp 1: Standardprozess etablieren

Entwickeln Sie einen festen Ablauf: Abrechnung erstellen → Guthaben berechnen → binnen 7 Tagen überweisen → Mieter informieren. So vergessen Sie keine Fristen.

Tipp 2: Musterschreiben verwenden

Erstellen Sie ein Standardschreiben für die Guthabenauszahlung. Erwähnen Sie darin die Berechnungsgrundlage und den Überweisungszeitpunkt.

Tipp 3: Doppelte Buchführung

Führen Sie eine separate Liste aller Guthabenauszahlungen. Notieren Sie Datum, Betrag, Empfänger und Verwendungszweck.

Tipp 4: Bei Mieterwechsel besonders aufmerksam sein

Ausziehende Mieter haben oft einen besonderen Fokus auf Guthaben. Bereiten Sie die Abrechnung schnell vor und zahlen Sie umgehend aus – das vermeidet Ärger.

Zusammenfassung: Die wichtigsten Punkte zur Guthabenauszahlung

• 30-Tage-Frist beachten: Guthaben müssen spätestens 30 Tage nach Zustellung der Betriebskostenabrechnung ausgezahlt werden
• Unverzügliche Auszahlung: Warten Sie nicht ab, sondern überweisen Sie proaktiv – das vermeidet Verzugszinsen und Ärger
• Auch bei Streit auszahlen: Unstrittige Guthaben müssen auch dann ausgezahlt werden, wenn der Mieter Einwände gegen andere Positionen erhebt
• Saubere Dokumentation: Belegen Sie jede Guthabenauszahlung schriftlich und bewahren Sie alle Unterlagen auf
• Moderne Regelungen beachten: CO2-Kostenteilung seit 2023 und das Ende des Kabel-TV-Privilegs können zusätzliche Guthaben erzeugen

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