"Muss ich die Heizkosten meiner leeren Wohnung auf die anderen Mieter umlegen?" - Diese Frage beschäftigt viele Vermieter, besonders wenn eine Wohnung länger leer steht. Die Antwort ist nicht immer eindeutig und hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Eine falsche Behandlung von Leerständen in der Betriebskostenabrechnung kann schnell zu Rückforderungen oder Nachzahlungen führen. Gleichzeitig entstehen dir als Vermieter reale Kosten, die irgendwie abgerechnet werden müssen. Dabei kommt es auf die richtige Unterscheidung der verschiedenen Kostenarten an.

In diesem Artikel erfährst du, wie du Betriebskosten bei Leerstand rechtssicher abrechnest und welche Fallstricke du dabei vermeiden solltest.

Die rechtlichen Grundlagen: Was das Gesetz vorschreibt

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) unterscheidet grundsätzlich zwischen verbrauchsabhängigen und verbrauchsunabhängigen Kosten. Diese Unterscheidung ist bei Leerstand entscheidend:

Verbrauchsabhängige Kosten entstehen nur bei tatsächlicher Nutzung. Dazu gehören Heiz- und Warmwasserkosten sowie der Wasserverbrauch. Bei Leerstand fallen diese Kosten normalerweise nicht an - es sei denn, du heizt die Wohnung aus baulichen Gründen mit.

Verbrauchsunabhängige Kosten entstehen unabhängig davon, ob die Wohnung bewohnt ist. Hierzu zählen Grundsteuer, Versicherungen, Hausmeisterkosten oder Gartenpflege. Diese Kosten können grundsätzlich auf alle vermietbaren Einheiten umgelegt werden - auch auf leerstehende.

Praktische Umsetzung: Ein konkretes Berechnungsbeispiel

Nehmen wir ein Mehrfamilienhaus mit 6 Wohnungen (je 60 m²), wobei eine Wohnung das ganze Jahr leer stand:

Verbrauchsunabhängige Kosten (Gesamtkosten 3.600 €):

• Grundsteuer: 1.200 €
• Hausversicherung: 800 €
• Hausmeister: 1.200 €
• Gartenpflege: 400 €

Diese 3.600 € werden auf alle 6 Wohnungen umgelegt = 600 € pro Wohnung. Die Leerstandswohnung trägt also 600 €, die du als Vermieter selbst zahlen musst.

Heizkosten (Gesamtkosten 4.800 €):
Hier wird nur auf die 5 bewohnten Wohnungen umgelegt = 960 € pro bewohnte Wohnung statt 800 €, wenn alle bewohnt wären.

Diese Berechnung manuell durchzuführen ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Der Nebenkosten-Assistent berechnet das automatisch und rechtssicher. Jetzt kostenlos ausprobieren

Die kritischen Kostenpunkte bei Leerstand

Heizkosten: Hier passieren die meisten Fehler. Heizt du eine leere Wohnung mit, um Frostschäden zu vermeiden? Dann können die Kosten anteilig umgelegt werden. Ist die Heizung komplett aus, dürfen keine Heizkosten für den Leerstand angesetzt werden.

Warmwasserkosten: Läuft die Zirkulation durch die leere Wohnung, entstehen Kosten für die Warmwasserbereitung. Diese sind umlegbar, der Verbrauchsanteil jedoch nicht.

Hausstrom: Treppenbeleuchtung und Aufzug werden auch von einer leeren Wohnung "mitgenutzt" - diese Kosten sind daher umlegbar.

Neue Regelung 2024 - CO2-Kosten: Seit 2024 teilen sich Vermieter und Mieter die CO2-Kosten. Bei Leerstand trägst du als Vermieter den kompletten CO2-Anteil für die leere Wohnung.

Häufige Fehler und teure Konsequenzen

Fehler Nr. 1: Heizkosten für unbeheizte Leerwohnungen umlegen. Das führt zu Rückforderungen der anderen Mieter.

Fehler Nr. 2: Alle Kosten nur auf bewohnte Wohnungen umlegen. Verbrauchsunabhängige Kosten müssen auch den Leerstand berücksichtigen.

Fehler Nr. 3: Leerstand nur teilweise berücksichtigen. Zieht ein Mieter am 15. Juni aus und der neue kommt am 1. September, musst du monatsgenau abrechnen.

Dieser Fehler kommt häufig vor und kann zu Rückforderungen führen. Unser Tool prüft automatisch auf solche Fehler. Kostenlos testen

Sonderfälle und deren Behandlung

Renovierung während Leerstand: Renovierst du eine Wohnung aufwändig, können trotzdem verbrauchsunabhängige Kosten anfallen. Heizkosten nur, wenn tatsächlich geheizt wird.

Teilweiser Leerstand: Steht eine Wohnung nur 3 Monate leer, rechnest du monatsweise ab. Bei verbrauchsabhängigen Kosten: 9/12 der Kosten auf alle Wohnungen, 3/12 nur auf bewohnte.

Gewerbliche Einheiten: Auch gewerblich nutzbare Räume zählen bei der Flächenverteilung mit, sofern sie grundsätzlich vermietbar sind.

Praktische Tipps für deine Abrechnung

Dokumentation ist alles: Führe genau Buch über Leerstandszeiten. Notiere Auszugs- und Einzugsdaten sowie den Grund für eventuelle Beheizung.

Separate Kostenstellen: Trenne in deiner Buchhaltung klar zwischen verbrauchsabhängigen und -unabhängigen Kosten. Das erleichtert die spätere Abrechnung erheblich.

Zählerablesung: Lies bei Auszug und Einzug alle Zähler ab. So kannst du den Leerstand exakt dokumentieren und eventuelle Verbräuche während der Leerzeit nachweisen.

Mietvertrag beachten: Prüfe deine Mietverträge. Nicht alle Kostenarten, die gesetzlich umlegbar sind, müssen auch vereinbart sein.

Was du bei der CO2-Abgabe 2024 beachten musst

Die neue CO2-Kostenteilung bringt zusätzliche Komplexität: Der CO2-Preis wird je nach Energieeffizienz des Gebäudes zwischen dir und dem Mieter geteilt. Bei Leerstand trägst du den kompletten CO2-Anteil - auch den Teil, den sonst der Mieter übernommen hätte.

Beispiel: Liegt dein Anteil normalerweise bei 70% und der Mieteranteil bei 30%, zahlst du bei Leerstand 100% der CO2-Kosten für diese Wohnung.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst

• Verbrauchsunabhängige Kosten (Grundsteuer, Versicherung, Hausmeister) können auch auf Leerstand umgelegt werden - du zahlst als Vermieter deinen Anteil selbst
• Verbrauchsabhängige Kosten (Heizung, Warmwasser) nur bei tatsächlichem Verbrauch während Leerstand umlegbar
• Genaue Dokumentation von Leerstandszeiten ist rechtlich notwendig und schützt vor Rückforderungen
• Monatsweise Abrechnung bei teilweisem Leerstand durchführen
• CO2-Kosten 2024: Bei Leerstand trägst du den kompletten Anteil selbst

💡 Betriebskostenabrechnung automatisieren?
Der Nebenkosten-Assistent erstellt Ihre rechtssichere Betriebskostenabrechnung automatisch – inklusive aller in diesem Artikel beschriebenen Details und aktuellen Gesetzesänderungen. Jetzt kostenlos testen und in 2 Minuten zur Preview →