Eigenleistungen des Vermieters über die Nebenkosten abrechnen – so geht es richtig

Du putzt das Treppenhaus selbst, mähst den Rasen oder kümmerst dich persönlich um die Pflege der Außenanlagen – und fragst dich, ob du diese Arbeit eigentlich in der Betriebskostenabrechnung ansetzen kannst? Diese Frage stellen sich viele private Vermieter. Die gute Nachricht: Ja, das ist grundsätzlich möglich. Aber wie so oft im Mietrecht steckt der Teufel im Detail.

Eigenleistungen des Vermieters sind im Alltag kleiner Wohnungsbestände weit verbreitet. Statt einen externen Dienstleister zu beauftragen, übernehmen viele Eigentümer Reinigung, Gartenpflege oder kleinere Reparaturen selbst. Das spart zunächst Geld – doch wer diese Kosten nicht korrekt auf die Mieter umlegt, verschenkt bares Geld oder riskiert Streit bei der Jahresabrechnung.

Dieser Artikel erklärt dir Schritt für Schritt, welche Eigenleistungen du als Betriebskosten abrechnen darfst, wie du den richtigen Betrag ansetzt und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest. Mit konkreten Beispielen und Zahlen aus dem Vermietungsalltag 2026.

Rechtliche Grundlagen: Was erlaubt die Betriebskostenverordnung?

Die rechtliche Basis für die Umlage von Betriebskosten bilden § 556 BGB und die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die BetrKV listet in § 2 abschließend auf, welche Kostenarten grundsätzlich auf Mieter umlagefähig sind – darunter Kosten für Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung und mehr.

Entscheidend für Eigenleistungen ist § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV: Dort heißt es sinngemäß, dass Kosten, die der Vermieter durch eigene Arbeit anspart (sogenannte fiktive Kosten), wie tatsächlich entstandene Kosten behandelt werden dürfen. Konkret bedeutet das: Du darfst für deine eigene Arbeit den Betrag ansetzen, den ein vergleichbarer Fremdbetrieb üblicherweise in Rechnung stellen würde – also einen marktüblichen Betrag.

Wichtig: Es geht hier ausschließlich um Betriebskosten im Sinne der BetrKV – also laufende, regelmäßig anfallende Kosten. Instandsetzungs- oder Instandhaltungsmaßnahmen (z. B. das Reparieren einer defekten Türschwelle) sind grundsätzlich nicht umlagefähig und dürfen weder als Eigenleistung noch als Fremdleistung auf die Mieter abgewälzt werden.

Was darf als Eigenleistung abgerechnet werden – und was nicht?

Nicht jede Tätigkeit, die du selbst erledigst, ist automatisch umlagefähig. Hier eine klare Übersicht:

• Erlaubt (umlagefähige Betriebskosten als Eigenleistung): Treppenhausreinigung, Gartenpflege und Rasenmähen, Schneeräumen und Streuen, Pflege von Gemeinschaftsanlagen, Hausmeisterdienste wie Kontrolle von Feuerlöschern oder Abfalltrennung
• Nicht erlaubt (keine Betriebskosten): Reparaturen und Instandsetzungsarbeiten (z. B. Malerarbeiten nach Mieterauszug, Austausch defekter Armaturen), Verwaltungskosten (z. B. eigener Zeitaufwand für Buchhaltung oder Mieterkorrespondenz), Modernisierungsmaßnahmen jeder Art

Eine häufige Verwechslung: Viele Vermieter setzen auch ihre Fahrtkosten oder den eigenen Zeitaufwand für Verwaltung an. Das ist unzulässig – Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich ausgeschlossen.

Wie berechnest du den richtigen Betrag? Ein konkretes Beispiel

Du hast ein Zweifamilienhaus und reinigst das Treppenhaus jede Woche selbst. Ein lokales Reinigungsunternehmen würde für diesen Auftrag 80 € pro Monat berechnen. Im Jahr macht das 960 €. Genau diesen Betrag – den marktüblichen Preis für die entsprechende Fremdleistung – darfst du als Eigenleistung in die Betriebskostenabrechnung einsetzen.

Wie findest du den marktüblichen Preis? Möglichkeiten sind:

• Vergleichsangebote von lokalen Dienstleistern einholen (und aufbewahren!)
• Online-Preisvergleiche für Reinigung, Gartenservice oder Winterdienst
• Orientierung an Tarifen regionaler Handwerkskammern oder Innungen

Angenommen, dein Zweifamilienhaus hat zwei gleich große Wohnungen mit je 70 m² und du verwendest den Umlageschlüssel Wohnfläche: Jede Wohnung trüge dann 480 € der Reinigungskosten pro Jahr. Das ist ein überschaubarer, aber für Mieter nachvollziehbarer Betrag – vorausgesetzt, er ist korrekt dokumentiert und im Mietvertrag vereinbart.

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Vertragsgrundlage: Was muss im Mietvertrag stehen?

Eigenleistungen können nur dann rechtssicher abgerechnet werden, wenn im Mietvertrag eine entsprechende Betriebskostenvereinbarung getroffen wurde. Es reicht nicht aus, die Kosten einfach in der Jahresabrechnung aufzuführen. Der Mietvertrag muss ausdrücklich vereinbaren, dass Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden – entweder durch Verweis auf die BetrKV oder durch Einzelauflistung der Kostenpositionen.

Gut bewährt hat sich folgender Formulierungsansatz im Mietvertrag: „Die Kosten für Hausreinigung und Gartenpflege werden als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt. Werden diese Leistungen durch den Vermieter selbst erbracht, werden die marktüblichen Kosten eines vergleichbaren Fremdunternehmens angesetzt.'

Fehlt eine solche Klausel, kann der Mieter die Umlage von Eigenleistungen anfechten. Bestehende Mietverträge lassen sich nur mit Zustimmung des Mieters anpassen – also rechtzeitig handeln, am besten bei Neuvermietung.

Dokumentation: So schützt du dich im Streitfall

Im Streitfall liegt die Beweislast beim Vermieter. Du musst nachweisen können, dass die abgerechneten Eigenleistungen tatsächlich erbracht wurden und der angesetzte Betrag marktüblich ist. Ohne Dokumentation wird das schwierig.

Folgende Unterlagen solltest du konsequent führen:

• Leistungsnachweis: Einfaches Protokoll mit Datum, Art der Tätigkeit und Dauer (z. B. „15.01.2026 – Treppenhausreinigung, 1,5 Stunden')
• Marktpreisnachweis: Mindestens ein Vergleichsangebot eines lokalen Dienstleisters, datiert aus dem Abrechnungszeitraum
• Jahresübersicht: Aufstellung aller geleisteten Tätigkeiten und der angesetzten Kosten pro Monat

Diese Unterlagen müssen dem Mieter auf Anfrage zur Einsicht vorgelegt werden. Eine lückenlose Dokumentation ist daher kein bürokratischer Mehraufwand, sondern dein wichtigster Schutz.

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Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

In der Praxis begegnen uns immer wieder dieselben Fehler bei der Abrechnung von Eigenleistungen. Die häufigsten:

• Fehler 1 – Instandhaltung als Betriebskosten tarnen: Reparaturen oder Wartungsarbeiten werden als „Reinigung' oder „Hausmeisterdienst' deklariert. Das ist rechtlich unzulässig und kann zur vollständigen Streichung der Position führen.
• Fehler 2 – Überhöhte Eigenpreise: Der angesetzte Betrag liegt deutlich über dem, was ein Fremdanbieter verlangen würde. Mieter können eine Preisübersicht verlangen – im Streitfall entscheidet ein Gericht nach Marktpreisen.
• Fehler 3 – Fehlende Vertragsgrundlage: Es fehlt eine wirksame Vereinbarung im Mietvertrag, die die Umlage von Betriebskosten erlaubt.
• Fehler 4 – Doppelte Abrechnung: Eine Tätigkeit wird sowohl als Eigenleistung als auch über eine externe Rechnung abgerechnet – das passiert gelegentlich bei wechselnder Beauftragung im Laufe des Jahres.
• Fehler 5 – Verwaltungskosten einrechnen: Der eigene Verwaltungsaufwand (z. B. für Abrechnungserstellung oder Mieterkorrespondenz) wird fälschlicherweise als umlagefähige Eigenleistung angesetzt.

Aktuelle Entwicklungen 2026: Was du zusätzlich beachten musst

Neben der korrekten Abrechnung von Eigenleistungen gibt es 2026 zwei weitere Punkte, die du als Vermieter im Blick haben solltest:

CO₂-Kostenteilung: Seit 2023 müssen Vermieter je nach energetischem Zustand des Gebäudes einen Teil der CO₂-Abgabe auf die Heizkosten selbst tragen. Das betrifft zwar keine Eigenleistungen direkt, aber die Gesamtstruktur deiner Betriebskostenabrechnung. Eine fehlerhafte Aufteilung kann zu Rückforderungen führen.

Abschaffung des Nebenkostenprivilegs für Kabelgebühren: Seit Juli 2024 dürfen Kabelgebühren nicht mehr als Betriebskosten umgelegt werden. Falls du in deiner Abrechnung noch Sammelposten für „Antennenanlage' oder „Kabel-TV' führst – prüfe das dringend. Diese Position ist seit 2024 nicht mehr zulässig.

Zusammenfassung: Die wichtigsten Takeaways

• Eigenleistungen sind umlagefähig – aber nur für klassische Betriebskostenpositionen wie Reinigung, Gartenpflege oder Winterdienst, nicht für Reparaturen oder Verwaltung.
• Marktüblicher Preis als Maßstab: Setze immer den Betrag an, den ein vergleichbarer externer Dienstleister berechnen würde – und belege das mit einem Vergleichsangebot.
• Vertragsgrundlage ist Pflicht: Ohne wirksame Betriebskostenvereinbarung im Mietvertrag ist keine Umlage möglich – auch keine für Eigenleistungen.
• Dokumentation schützt dich: Führe einfache Leistungsprotokolle und bewahre Preisvergleiche auf – im Streitfall ist das dein wichtigstes Argument.
• Aktuelle Änderungen beachten: CO₂-Kostenteilung korrekt umsetzen und Kabelgebühren seit 2024 aus der Abrechnung streichen.

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